Leistungsnachweis Schulbegleitung: Ferien, Ausfall und die Zeile, die keiner ausfüllt

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Der Monatsnachweis für eine Schulbegleitung sieht aus wie der für jede andere Leistung — und ist es nicht. Der Unterschied sind die Tage, an denen nicht gearbeitet wurde: Ferien, bewegliche Ferientage, Krankheit des Kindes, Ausflüge, Hitzefrei. Genau daran entscheidet sich, ob der Nachweis durchgeht. Hier steht, was auf das Blatt gehört und wie du mit Ausfalltagen umgehst; die Word-Vorlage gibt es weiter unten.

Stand: August 2026 (Quellen abgerufen am 05.08.2026, verlinkt an der Aussage und am Seitenende). Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung — verbindlich sind die Vorgaben deines Kostenträgers und der geltende Landesrahmenvertrag.

Wer bezahlt, bestimmt das Formular

Schulbegleitung wird je nach Kind aus zwei verschiedenen Rechtskreisen finanziert, und das prägt den Nachweis:

Jugendamt bei einer (drohenden) seelischen Behinderung — Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII.
Träger der Eingliederungshilfe (in NRW LVR/LWL, anderswo Kreis, Stadt oder Land) bei körperlicher oder geistiger Behinderung — Leistungen zur Teilhabe an Bildung nach § 112 SGB IX.

Welcher der beiden zuständig ist, entscheidet nicht der Bedarf des Kindes, sondern die Art der Behinderung — und das ist bis heute eine der häufigsten Streitfragen. Der Ratgeber Zuständigkeit in der Schulbegleitung ordnet das ein. Ab 2028 soll sich diese Trennung ändern; dazu unten mehr.

Praktisch heißt das: Frag vor dem ersten Monat nach dem Formular. Viele Kostenträger haben eigene Pflicht-Vordrucke, und ein eigener Nachweis wird dann kommentarlos zurückgeschickt. Die Vorlage hier ist für alle gedacht, die keinen bekommen haben.

Was in den Kopf gehört

Angabe	Warum
Monat / Jahr	Abrechnungszeitraum. Ein Blatt je Monat und Kind, nicht je Schuljahr.
Kind	Name — der Nachweis ist kindbezogen, auch wenn eine Kraft mehrere Kinder begleitet.
Schule und Klasse	Weil Ferien- und Schließzeiten schulbezogen sind und der Prüfer sie gegenprüfen können muss.
Kostenträger und Aktenzeichen	Damit das Blatt dem Bescheid zugeordnet wird. Ohne Aktenzeichen liegt es auf einem Stapel.

Die Zeilen: Datum, Zeit, Anmerkung

Pro Schultag eine Zeile mit Datum, von, bis und Stunden. Dazu die Spalte, die diesen Nachweis von jedem anderen unterscheidet: Anmerkung. Dort steht, warum ein Tag anders lief als geplant.

Ferien und bewegliche Ferientage. Keine Leistung, keine Zeile mit Stunden — aber ein Vermerk hilft, weil der Prüfer sonst eine Lücke sieht und nachfragt.
Kind krank. Ob der Ausfall vergütet wird, steht in deiner Vereinbarung. Manche Verträge kennen eine Ausfallregelung mit Karenztagen, manche gar keine. Trag den Tag mit Grund ein, auch wenn du ihn nicht abrechnest — sonst fehlt später der Beleg dafür, dass die Kraft bereitstand.
Ausflug, Klassenfahrt, Wandertag. Oft längere Zeiten als im Stundenplan, manchmal mit Zuschlägen. Der Grund gehört in die Anmerkung, sonst sieht die Zeile aus wie ein Erfassungsfehler.
Schule geschlossen (Fortbildungstag, Sturm, Hitzefrei, Streik). Dasselbe Prinzip: eintragen, benennen, nicht kommentarlos weglassen.

Der teuerste Denkfehler: Ferien sind bezahlt, aber nicht abrechenbar. Die Begleitkraft ist in der Regel unbefristet oder über das Schuljahr angestellt und bekommt in den Ferien Gehalt — abrechnen kannst du gegen den Kostenträger aber nur geleistete Stunden. Diese Lücke musst du im Stundensatz kalkuliert haben, sonst finanzierst du sechs Ferienwochen aus der eigenen Tasche. Wie das rechnerisch aussieht, steht in der Ferienplanung Schulbegleitung und im Ratgeber Sommerferien und Befristung.

Wer unterschreibt?

Auf dem Nachweis stehen zwei Unterschriften: die der Begleitkraft und eine Gegenzeichnung. Wer gegenzeichnet, ist nicht überall gleich geregelt — in der Praxis sind es Klassenleitung oder Schulleitung, bei manchen Kostenträgern die Sorgeberechtigten, bei manchen beide. Die Vorlage hat deshalb ein Feld „Unterschrift Schule/Sorgeberechtigte“; streich das, was bei dir nicht gilt.

Ein Praxishinweis, der Ärger spart: Lass wöchentlich gegenzeichnen, nicht am 31. um 16 Uhr. Am Monatsende ist die Lehrkraft in der Konferenz, im Urlaub oder erinnert sich nicht mehr an den 4. — und dann steht die Abrechnung. Ob die Gegenzeichnung digital erfolgen darf, klärst du vorher mit dem Kostenträger; die Einordnung dazu steht im Ratgeber Leistungsnachweis digital unterschreiben.

Was sich ab 2028 ändern könnte

Der Referentenentwurf des 1. Kinder- und Jugendhilfestrukturreformgesetzes vom 23.03.2026 sieht vor, dass ab 01.01.2028 das Jugendamt für alle Kinder mit Behinderung zuständig wird — die Trennung zwischen § 35a SGB VIII und § 112 SGB IX fiele damit weg. Außerdem sollen Schulbegleitungen stärker in Pool-Modellen erbracht werden, also eine Kraft für mehrere Kinder. Das ist ein Entwurf, kein geltendes Recht; Stand 05.08.2026 ist er nicht beschlossen. Für den Nachweis wäre die Folge, dass Stunden einer Kraft je Bescheid getrennt ausgewiesen werden müssen. Die Einordnung steht in der Betriebsanleitung zur SGB-VIII-Reform.

Vorlage „Leistungsnachweis Schulbegleitung“ kostenlos per E-Mail

Word-Datei zum Anpassen: Kopf mit Monat, Kind, Schule/Klasse und Kostenträger/Aktenzeichen, Tabelle mit Datum, von, bis, Stunden, Anmerkungsspalte für Ausfall und Ferien, Begleitkraft und Gegenzeichnung — plus Summenzeile und Unterschriftsfelder für Begleitkraft und Träger.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Word-Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie „Abrechnung ohne Rückläufer“ und Infos zu Lotsana. Vorlage und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Wo eine Word-Datei aufhört

Ferien tippt niemand gern zwölfmal ab. In Lotsana hinterlegst du je Maßnahme einen Stundenplan und die Ferien- und Schließzeiten deiner Einrichtung; der Monat wird daraus erzeugt, Ferientage werden ausgespart und Tage außerhalb des Bewilligungszeitraums gar nicht erst angelegt. Der Leistungsnachweis entsteht aus den erfassten Einsätzen — gegengezeichnet vor Ort auf dem Tablet oder über einen Freigabe-Link mit Zeitstempel und Prüfsumme. 30 Tage kostenlos testen.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst — in den 30 Testtagen, ohne Zahlungsdaten. Die Preise stehen auf der Preisseite.

Weiterlesen

Quellen (abgerufen 05.08.2026)

§ 35a SGB VIII — Eingliederungshilfe für Kinder und Jugendliche mit seelischer Behinderung (gesetze-im-internet.de)
§ 112 SGB IX — Leistungen zur Teilhabe an Bildung (gesetze-im-internet.de)
§ 77 SGB VIII — Vereinbarungen über die Höhe der Kosten (gesetze-im-internet.de)
BMBFSFJ — 1. Kinder- und Jugendhilfestrukturreformgesetz, Referentenentwurf vom 23.03.2026 (bmbfsfj.bund.de) — Entwurf, nicht beschlossen

Stand: 5. August 2026. Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Viele Kostenträger haben eigene Pflicht-Formulare — die gehen dieser Vorlage vor. Angaben ohne Gewähr.