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Regionalbüro-Checkliste: die Unterlagen einer Alltagshilfe in NRW auf zwei Seiten

NR
Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Bis zum 31. März muss der Jahresbericht beim Kreis sein, und auf Verlangen die Belege dahinter. Die Checkliste fasst auf zwei Seiten zusammen, was im Ratgeber Regionalbüro, Kreis, Jahresbericht ausführlich steht: jede Unterlage mit Paragraf, dazu drei Spalten zum Ausfüllen. Für den Ordner der Leitung, nicht für den Kreis.

Stand: September 2026, AnFöVO NRW in der Fassung vom 19.02.2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Verordnung, dein Anerkennungsbescheid mit seinen Auflagen und die Auskunft deines Kreises. Gilt für NRW; andere Länder haben anderes Landesrecht.

Warum eine Liste, und nicht die Verordnung

Die Verordnung sagt, was vorliegen muss. Sie sagt nicht, wo es liegt, wer es pflegt und wann es fällig ist. Genau daran scheitert der Januar: Der Anerkennungsbescheid ist im Büro, die Schulungsbescheinigung bei der Kraft zu Hause, der Versicherungsbeleg in einer Mail von vor zwei Jahren. Die Liste gibt jeder Unterlage einen Ort, eine Person und ein Datum. Mehr macht sie nicht, und mehr braucht es nicht.

Was auf dem Blatt steht

Zwei Seiten, fünf Blöcke, 22 Unterlagen, je Zeile mit Paragraf und drei Spalten zum Ausfüllen (wo liegt es, wer pflegt es, bis wann). Unten auf dem Blatt stehen dazu die drei Termine für Januar, Februar und März und was am ersten Tag einer neuen Kraft passiert. Die fünf Blöcke:

So benutzt du sie

Ausdrucken, einmal durchgehen, in die drei Spalten schreiben, was heute stimmt. Was leer bleibt, ist deine Aufgabenliste für Februar. Danach hängt das Blatt vorne im Ordner Anerkennung, und im Januar gehst du es von oben nach unten durch. Neue Kraft, neuer Preis, neue Fachkraft: die Zeile ändern, den Rest in Ruhe lassen.

Checkliste „Unterlagen für Regionalbüro und Kreis“ kostenlos per E-Mail

PDF, zwei Seiten, zum Ausdrucken. 22 Unterlagen nach AnFöVO mit Paragraf und Ausfüllspalten, Stand September 2026.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie zur Alltagshilfe nach § 45a und Infos zu Lotsana. Checkliste und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Das Blatt ist der Anfang, die Arbeit bleibt

Die Liste sagt, was fehlt. Sie füllt es nicht. In Lotsana liegen die Einsätze mit Zeit und Unterschrift beim Kunden, und je Mitarbeiter stehen unter „Nachweise & Pflichten“ Führungszeugnis, Qualifikation und Fortbildungen mit Wiedervorlage; der Qualifikations- und Fortbildungsnachweis meldet sich 60 Tage vor Ablauf. Den Jahresbericht füllt die Software nicht aus, aber das Suchen davor fällt weg. 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst. Die Preise stehen auf der Preisseite.

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Quellen (abgerufen 03.09.2026)

Stand: 3. September 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.