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Regionalbüro, Kreis, Jahresbericht: was eine Alltagshilfe in NRW jedes Jahr vorlegen muss

NR
Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Wenn Anbieter über ihre Zulassung reden, fällt fast immer das Wort Regionalbüro. Und der Satz dazu: „Die wollen halt alles verschriftlicht haben, was man so gemacht hat.“ Einmal im Jahr, sonst ist die Zulassung weg. Das stimmt fast. Die Frist gibt es, den Widerruf auch. Nur prüft nicht das Regionalbüro, sondern der Kreis. Hier steht, was die Verordnung wirklich verlangt, wer wofür zuständig ist, und wie du die Unterlagen führst, damit der Januar kein Suchspiel wird.

Stand: September 2026, AnFöVO NRW in der Fassung vom 19.02.2026, Quellen an der Aussage verlinkt. Praxiswissen, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Verordnung, dein Anerkennungsbescheid mit seinen Auflagen und die Auskunft deines Kreises. Für andere Bundesländer gilt anderes Landesrecht, siehe unten.
Für die LeitungDie Frist, die Gebühr, und warum ein vergessener Bericht die Anerkennung kostet.
Für die BetreuungskraftWelche Nachweise an ihr hängen: Schulung, Fortbildung, Führungszeugnis, Unterschrift auf dem Einsatz.
Für den JanuarDie Reihenfolge, in der man die Unterlagen zieht, ohne zu suchen.

Wer prüft eigentlich: Regionalbüro oder Kreis?

Die Anerkennung erteilt und prüft der Kreis oder die kreisfreie Stadt, in der dein Angebot seinen Sitz hat (§ 16 AnFöVO). Dorthin geht der Antrag, dorthin geht der Jahresbericht, dort liegt das Widerrufsrecht.

Die Regionalbüros Alter, Pflege und Demenz sind etwas anderes: die vom Land geförderten Servicestellen aus § 20. Sie beraten kostenlos, und sie können die fachliche Begleitung übernehmen, die § 7 Abs. 1 Nr. 2 für jedes Angebot verlangt. Nach ihrem Leitfaden für Anbieterinnen und Anbieter (Stand 27.08.2026) machen sie das „zeitlich befristet“ und kostenfrei, wenn in dem Dienst höchstens fünf Anbieterinnen oder Anbieter tätig sind und keine Betreuungsgruppen laufen. Voraussetzung: Sie kennen dein Leistungskonzept.

Für dich heißt das: Der Kreis hat den Bescheid. Das Regionalbüro sitzt trotzdem mit im Boot, weil der Jahresbericht Angaben zur fachlichen Begleitung enthält (§ 15 Abs. 1) und die Kooperationsvereinbarung schon bei der Antragstellung vorzulegen ist.

Was der Kreis bei der Anerkennung sehen will

Fünf Voraussetzungen stehen in § 7 Abs. 1 AnFöVO, und jede davon ist ein Blatt in deinem Ordner:

  1. Qualifizierte Kräfte: Basisqualifikation mit 40 Unterrichtsstunden, 30 bei reiner hauswirtschaftlicher Unterstützung, oder Fachkraft. Abgeschlossen sein soll sie spätestens drei Monate nach Aufnahme der Tätigkeit (§ 8 Abs. 1, 3 und 4).
  2. Fachliche Begleitung durch eine Fachkraft, eigene oder über eine Kooperationsvereinbarung, auch mit einem Regionalbüro (§ 7 Abs. 3).
  3. Ausreichender Versicherungsschutz. Die Verordnung sagt nur „ausreichend“. Der Leitfaden macht daraus eine Betriebshaftpflicht, die auch Schäden der eingesetzten Personen deckt, plus Unfallversicherung.
  4. Leistungskonzept mit den acht Mindestangaben aus § 7 Abs. 2, vor Vertragsschluss auszuhändigen, bei wesentlichen Änderungen fortzuschreiben und bei Preisänderungen zu aktualisieren.
  5. Zuverlässigkeit: Führungszeugnis der Geschäftsführung oder der Angebotskoordination. Und der Satz, der oft überlesen wird: Du musst die Zuverlässigkeit der für dich tätigen Personen regelmäßig überprüfen (§ 7 Abs. 4 Satz 2).

Antrag und Verwaltung laufen über das elektronische Verfahren des Landes, in NRW ist das PfAD.uia; § 19 verpflichtet Anbieter zur Nutzung. Gebühren darf der Kreis erheben (§ 17); wie viel, ist je Kreis verschieden. Die Anerkennung kommt als Verwaltungsakt und kann vorläufig, befristet und mit Auflagen erteilt werden (§ 12 Abs. 2). Lies die Auflagen zweimal. Sie sind das Erste, was der Kreis später abfragt. Die Preise müssen angemessen sein und alle Nebenkosten einschließen, nur Fahrtkosten dürfen gesondert berechnet werden (§ 7 Abs. 6); das MAGS setzt seit dem 19.02.2026 bei 39,50 Euro je Stunde die Grenze.

Was danach jedes Jahr kommt: der Jahresbericht bis zum 31. März

§ 15 Abs. 1 AnFöVO verlangt jeweils bis zum 31. März des Folgejahres, im elektronischen Verfahren, vier Dinge: die ausdrückliche Bestätigung, dass die Anerkennungsvoraussetzungen weiter vorliegen und der Kenntnisstand der Kräfte gesichert ist; die Zahl der Nutzenden; eine Übersicht über die eingesetzten Kräfte; Angaben zur fachlichen Begleitung. Der Leitfaden der Regionalbüros nennt dasselbe „Tätigkeitsbericht“ und datiert ihn lockerer auf das Jahresende. Maßgeblich ist die Verordnung, und die sagt 31. März.

Sie sagt außerdem „zu bestätigen und auf Verlangen nachzuweisen“. Die Bestätigung reicht also, bis jemand nachfragt. Dann zählen Belege, und zwar die, die du im Jahr davor gesammelt hast oder eben nicht.

Warum das kein Formular unter vielen ist: Nach § 14 Abs. 1 Nr. 3 ist die Anerkennung zu widerrufen, wenn die Verpflichtungen aus § 15 Abs. 1 nicht eingehalten werden. Kein Ermessen, kein „kann“. Dazu § 14 Abs. 3: Der Kreis kann widerrufen, wenn ein ganzes Kalenderjahr keine Betreuungs- oder Entlastungsleistungen erbracht wurden. Wer ein Jahr aussetzen muss, beantragt das Ruhen (§ 14 Abs. 4), statt zu schweigen.

Was der Kreis außerdem darf: Nachweise anfordern und vorbeikommen

§ 15 Abs. 2 erlaubt dem Kreis, am Sitz des Anbieters zu prüfen, ob die Qualitätsanforderungen erfüllt sind, in besonderen Einzelfällen auch dort, wo die Leistung erbracht wird. Überwacht wird „durch anlassbezogene Prüfungen und durch Stichproben“. Anlass ist meistens eine Beschwerde. Stichprobe ist Zufall. Auf beides bereitet man sich gleich vor. Dazu die Mitwirkungspflichten aus § 13: Änderungen, die für die Anerkennung erheblich sind, unverzüglich mitteilen und Nachweise vorlegen. Der Leitfaden zählt auf, was du selbst in PfAD.uia einträgst: Name, Kontaktdaten, Leistungen, Preise, verantwortliche Person, Konzept, Ruhen, Abmeldung. Jede Änderung ist gebührenpflichtig, und der Leitfaden sagt dazu: „Nur so bleibt Ihre Anerkennung gültig.“

Und das „alles verschriftlicht“? Hier lohnt Ehrlichkeit. Im Leitfaden der Regionalbüros steht wörtlich: „Für anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag besteht keine gesetzliche Pflicht zur Leistungsdokumentation.“ Die Verordnung verlangt keine Einsatzdoku. Sie verlangt, dass du auf Verlangen nachweist, dass die Voraussetzungen weiter vorliegen. Womit weist man das nach? Mit dem, was ohnehin für die Pflegekasse entsteht: ein Leistungsnachweis je Einsatz mit Datum, Uhrzeit, Dauer und der Unterschrift des Kunden. Genau das empfehlen die Regionalbüros auch. Wer diese Nachweise für die Kasse sauber führt, hat die Belege für den Kreis, ohne ein zweites System. Man muss ja keinen Roman schreiben. Rechnungen sind übrigens Buchungsbelege und bleiben acht Jahre, nicht zehn (§ 147 Abs. 3 AO, seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz); zehn Jahre gelten nur für Bücher und Jahresabschlüsse. Das ist Steuerrecht, nicht AnFöVO.

So führst du das, ohne im Januar zu suchen

Drei Regeln, die nichts mit Software zu tun haben.

Jede Unterlage hat einen Ort, eine Person und ein Datum. Nicht „liegt irgendwo im Büro“, sondern: Ordner Anerkennung, pflegt die Leitung, geprüft am. Das ist der ganze Trick hinter der Checkliste unten.

Drei Termine im Kalender. Januar: Zahlen ziehen, also Nutzende, eingesetzte Kräfte, Fortbildungen, Termine mit der Fachkraft. Februar: Lücken schließen, fehlende Fortbildung nachholen, Versicherung bestätigen lassen. März: abgeben, Bestätigung ablegen. Wer die Fortbildungen ins vierte Quartal schiebt, bekommt im Januar keine Plätze mehr.

Der erste Tag einer neuen Kraft entscheidet. Schulungsanmeldung, Führungszeugnis, Datenschutzerklärung, Eintrag in die Kräfteübersicht, Wiedervorlage in drei Monaten für den Schulungsabschluss. Wer das am ersten Tag macht, sucht im Januar nichts.

Kostenlose Checkliste: die Unterlagen für Kreis und Regionalbüro auf zwei Seiten. 22 Unterlagen in fünf Blöcken, jede mit Paragraf, dazu drei Spalten zum Ausfüllen: wo liegt es, wer pflegt es, bis wann. Zur Checkliste (PDF, kostenlos, per E-Mail).

Wo eine Fachsoftware hilft, und wo nicht

Nicht bei der Prüfung, die bleibt bei dir. Beim Zusammensuchen. In Lotsana liegt jeder Einsatz mit Zeit und Unterschrift beim Kunden, und die Doku lässt sich einsprechen statt tippen. Je Mitarbeiter stehen unter „Nachweise & Pflichten“ Führungszeugnis, Qualifikation und Fortbildungen; der Qualifikations- und Fortbildungsnachweis meldet sich 60 Tage vor Ablauf. Für eine Prüfung gibt es zwei Seiten zum Ausdrucken: das Prüfer-Dossier mit den Sicherheits- und Compliance-Nachweisen und die Prüf-Checkliste mit dem, was offen ist.

Was es nicht tut: Den Jahresbericht füllt Lotsana nicht aus, und die Zahl der Nutzenden des Jahres stellst du bis auf Weiteres selbst zusammen. Deine eigene Kopie ersetzt die Software auch nicht. Exportiere die Daten regelmäßig, die Verantwortung gegenüber dem Kreis bleibt bei dir.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst in der kostenlosen Testphase.

Andere Bundesländer

Alles oben ist NRW. Die Frist zum 31. März, das Portal, die Zuständigkeit der Kreise und der Widerruf bei fehlendem Bericht stehen so in keinem anderen Landesrecht. Andere Länder arbeiten mit befristeten Anerkennungen, Landesämtern oder ganz ohne Jahresbericht. Welche Verordnung und welche Behörde in deinem Land gilt, steht in der Tabelle im Ratgeber Alltagshilfe gründen: 16 Bundesländer im Vergleich; die Eckdaten für NRW mit LVR, LWL und E-Rechnung auf der NRW-Seite.

Vorbehalt. Die AnFöVO gilt seit 2019 und wurde mehrfach geändert, zuletzt durch Verordnung vom 3. Februar 2026 (GV. NRW. S. 175), in Kraft seit dem 19.02.2026. Prüfe vor dem Jahresbericht, ob die Fassung noch stimmt. Und die Pflegereform auf Bundesebene (Referentenentwurf PNOG vom 05.06.2026, am 03.09.2026 ohne Kabinettsbeschluss) würde die Geldwege nach § 45a und § 45b umbauen; was das für Anbieter heißt, steht im Ratgeber zu den vier Geldwegen. An der Anerkennung nach Landesrecht ändert der Entwurf nichts, an der Abrechnung viel.

Häufige Fragen

Muss ich den Jahresbericht auch abgeben, wenn ich nur zwei Kunden hatte?

Ja. § 15 Abs. 1 AnFöVO kennt keine Untergrenze. Ausgenommen sind nur Einzelkräfte im Minijob und die Nachbarschaftshilfe (§ 15 Abs. 3). Dass der Kreis bei zwei Kunden nicht nachfragt, heißt nicht, dass er es nicht darf.

Was passiert, wenn ich den 31. März verpasse?

Nach § 14 Abs. 1 Nr. 3 AnFöVO ist die Anerkennung zu widerrufen, wenn die Verpflichtungen aus § 15 Abs. 1 nicht eingehalten werden. Das ist kein Ermessen. In der Praxis kommt meist erst eine Erinnerung, einen Anspruch darauf hast du aber nicht. Wer die Frist reißt, reicht sofort nach und ruft beim Kreis an, bevor der Kreis anruft.

Muss ich jeden Einsatz dokumentieren?

Eine gesetzliche Pflicht zur Leistungsdokumentation gibt es für anerkannte Angebote nach dem Leitfaden der Regionalbüros nicht. Die Verordnung verlangt aber, dass du auf Verlangen nachweist, dass die Voraussetzungen weiter vorliegen, und der Kreis darf am Sitz prüfen. Der Leistungsnachweis je Einsatz, den die Pflegekasse ohnehin sehen will, ist genau dieser Beleg. Zweimal führen musst du ihn nicht.

Das Regionalbüro begleitet uns fachlich. Was will es sehen?

Das steht in eurer Kooperationsvereinbarung, nicht in der Verordnung. Der Leitfaden nennt fachliche Fragen, kostenfreie Fortbildungen und regelmäßige Austauschtreffen; Voraussetzung ist, dass das Regionalbüro dein Leistungskonzept kennt. Frag dort direkt, was es im Jahresbericht zur fachlichen Begleitung bestätigen soll, und halte Termine und Rückfragen mit Datum fest.

Und wenn die Belege von selbst zusammenlaufen? Lotsana führt je Kunde die Einsätze mit Zeit und Unterschrift und je Kraft die Nachweise mit Wiedervorlage. Alltagshilfe-Software im Detail, oder gleich 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

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Quellen (abgerufen 03.09.2026)

Stand: 3. September 2026. Praxiswissen, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.