Ambulant Betreutes Wohnen dokumentieren und abrechnen: so kommt das Geld vom LVR, LWL oder Bezirk

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Im Betreuten Wohnen ist das Geld eine Kette: Gesamtplan, Bewilligung, Einsatz, Doku, Nachweis, Rechnung. Reißt sie an einer Stelle, zahlt der Träger der Eingliederungshilfe nicht oder kürzt. Hier steht, wie die Kette in einem ambulanten Dienst zusammenhängt, und was auf den Leistungsnachweis gehört, damit er durchgeht.

Stand: September 2026 (Quellen am Seitenende, an der Aussage verlinkt). Praxiswissen, keine Rechtsberatung. Verfahren und Vergütung unterscheiden sich je Bundesland und Träger, in NRW etwa zwischen LVR und LWL. Verbindlich sind deine Leistungs- und Vergütungsvereinbarung und der Landesrahmenvertrag.

Für die LeitungWo im Monat Geld liegen bleibt, und welche drei Zahlen du je Klient immer kennen musst.

Für die FachkraftWas in die Doku gehört, damit daraus Nachweis und Bericht werden, ohne zweites Abtippen.

Für die VerwaltungWas vor dem Rechnungslauf geprüft gehört, und welche Vorlage du dafür nimmst.

Was bewilligt wird: Stunden, nicht Betreuung

Ambulant Betreutes Wohnen ist eine Assistenzleistung zur sozialen Teilhabe nach § 78 SGB IX, erbracht in der eigenen Wohnung des Klienten. Der Träger der Eingliederungshilfe (in NRW der LVR oder der LWL, anderswo der Bezirk oder der Landkreis) bewilligt keine „Betreuung“, sondern einen Umfang: Fachleistungsstunden je Woche oder Monat, oft als Betreuungsschlüssel ausgedrückt.

Woher der Umfang kommt, steht im Gesamtplan (§ 121 SGB IX). Dort stehen die Ziele, an denen sich alles Weitere misst. Das ist der Punkt, den viele Dienste unterschätzen: Der Gesamtplan ist nicht nur die Bewilligung, er ist der Arbeitsauftrag. Wer im Alltag nicht auf seine Ziele einzahlt, bekommt bei der Folgebewilligung Fragen.

Drei Zahlen je Klient musst du deshalb jederzeit kennen: bewilligter Umfang, bisher geleistet, Bewilligungsende. Wer sie im Kopf führt, merkt Überschreitung und Lücke erst, wenn es zu spät ist. Der Stundenkontingent-Rechner zeigt, ob die Stunden bis zum Ende des Zeitraums reichen.

Direkt, indirekt, Fahrt: die drei Zeitarten im BeWo

In der Jugendhilfe kennt man direkte und indirekte Stunden. Im Betreuten Wohnen kommt eine dritte Sorte dazu, die es dort besonders schwer macht: die Fahrt zwischen zwei Wohnungen. Zwanzig Minuten zwischen zwei Klienten sind normal. Bei sechs Einsätzen am Tag sind das zwei Stunden, die irgendwo hinmüssen.

Zeitart	Was dazugehört	Wie sie vergütet wird
Direkt	Zeit mit dem Klienten: Gespräch, Begleitung zum Amt, Wohnungsbegehung, Krisengespräch, gemeinsame Tagesstruktur	Immer abrechenbar, das ist die Fachleistungsstunde im Kern
Indirekt	Arbeit für den Fall ohne den Klienten: Doku, Telefonat mit Betreuer oder Klinik, Fallbesprechung, Bericht, Hilfekonferenz	Je nach Vereinbarung im Satz enthalten, gedeckelt abrechenbar oder voll aufs Kontingent
Fahrt	Weg zwischen zwei Einsätzen, Weg zum Amt mit dem Klienten (dann meist direkt)	Das steht in keinem Gesetz, nur in Rahmenvertrag und Vereinbarung. Vorher klären, nicht hinterher streiten

Welches Modell für dich gilt, steht in deiner Vereinbarung nach § 125 SGB IX und im Landesrahmenvertrag deines Landes. Die Vorlage unten hat für alle drei Zeitarten eine eigene Spalte, weil du die Zahl im Zweifel lieber hast als nicht. Wie du den Stundensatz so kalkulierst, dass Fahrt und Ausfall drin sind, rechnet der Stundensatz-Rechner.

Was auf den Leistungsnachweis gehört

Eine bundeseinheitliche Form gibt es nicht. Der Nachweis belegt, dass die bewilligte Leistung erbracht wurde, und er muss zum Vorgang beim Träger passen. Im BeWo sind das diese Angaben:

Angabe	Warum
Kopf: Monat, Klient, Aktenzeichen, Leistungsträger, bewilligter Umfang, Bewilligungszeitraum	Damit der Sachbearbeiter das Blatt dem Vorgang zuordnen und gegen den Bescheid prüfen kann. Fehlt das Aktenzeichen, landet es auf einem Stapel.
Ziele aus dem Gesamtplan (Nummer, Kurzform)	Der BeWo-Unterschied. Wenn jeder Einsatz eine Ziel-Nummer trägt, ist der Bericht zur Folgebewilligung schon halb geschrieben.
Datum, von, bis	Uhrzeiten, nicht nur Stunden. Nur so lässt sich prüfen, ob dieselbe Fachkraft zeitgleich woanders eingetragen ist.
Art: direkt, indirekt, Fahrt	Die Trennung, an der das Geld hängt (siehe oben).
Inhalt in einem Halbsatz	„Begleitung Jobcenter, Antrag Weiterbewilligung“ statt „Betreuung“. Zwanzig gleiche Zeilen sind für einen Prüfer kein Nachweis, sondern ein Muster.
Fachkraft	BeWo ist qualifizierte Assistenz. Wer da war, zählt, vor allem bei Vertretung.
Unterschrift des Klienten	Zeitnah, nicht im Block am Monatsende. Ob digital reicht, entscheidet der Träger; wie das geht, steht im Ratgeber Leistungsnachweis digital unterschreiben.

Woran Rechnungen im BeWo scheitern

Der Folgebescheid kam zu spät. Betreut wurde weiter, bewilligt war nichts. Im BeWo passiert das ständig, weil Gesamtplankonferenzen Monate brauchen. Wer Bewilligungsenden nicht im Blick hat, arbeitet Wochen umsonst. Mehr dazu im Ratgeber zur Bewilligungslücke.
Das Kontingent ist überzogen. Bewilligt 4 Stunden je Woche, geleistet 5, weil die Krise es verlangte. Die fünfte Stunde zahlt niemand, wenn sie nicht vorher als Mehrbedarf gemeldet war.
Fahrt und indirekt falsch gebucht. Der Träger vergleicht die Rechnung mit der Vereinbarung. Wo Fahrt im Satz enthalten ist und trotzdem extra auftaucht, wird gekürzt, und die ganze Rechnung liegt im Prüflauf.
Der Ausfall ist abgerechnet, aber nicht vereinbart. Klient nicht angetroffen, Termin trotzdem berechnet. Was der Rahmenvertrag hergibt, steht im Ratgeber Ausfallzeiten und Verfall.
Personaleinsatz passt nicht zur Vereinbarung. Bei einer Prüfung nach § 128 SGB IX vergleicht der Träger Qualifikation und Stunden mit dem, was vereinbart ist. Passt es nicht, wird nach § 129 gekürzt und zurückgefordert. Wie so eine Prüfung läuft: Wenn der Kostenträger prüft.
Zwei Wahrheiten. Die Doku sagt 3,5 Stunden, der Nachweis 4, die Rechnung 4. Sobald das auffällt, wird nicht der Monat geprüft, sondern der Dienst.

Der Monat als Kette, nicht als Nachmittag

So sieht der Ablauf aus, wenn er läuft:

Nach dem Einsatz dokumentiert die Fachkraft: Zeit, Zeitart, Ziel-Nummer, ein Halbsatz Inhalt. Im Auto per Diktat, nicht abends am Küchentisch.
Die Unterschrift holt sie beim Klienten direkt, auf Papier oder Tablet.
Am Monatsende entsteht aus den Einträgen der Nachweis je Klient. Niemand tippt etwas ab.
Vor dem Rechnungslauf wird geprüft: Bewilligung aktiv, Kontingent frei, Satz gültig, Nachweis unterschrieben. Was nicht passt, bleibt stehen.
Die Rechnung geht an den Träger auf dem Weg, den er vorgibt: Einzelrechnung je Klient, Sammelrechnung je Monat oder Portal.
Zur Folgebewilligung entsteht der Bericht aus den Zielen, an denen den ganzen Zeitraum über mitgeschrieben wurde.

Ob das mit Excel geht: für zwei Klienten ja, für zwanzig nicht. Wo die Grenze liegt, steht im Ratgeber Klientenverwaltung mit Excel.

Kostenlose Vorlage: Leistungsnachweis Betreutes Wohnen

Word-Vorlage im Querformat mit Kopf für Leistungsträger, Aktenzeichen, bewilligten Umfang und Bewilligungszeitraum, drei Zielzeilen aus dem Gesamtplan, und einer Tabelle mit getrennten Spalten für direkt, indirekt und Fahrt, Ziel-Nummer je Einsatz, Fachkraft und Unterschrift. Zur Vorlage (kostenlos, per E-Mail).

Häufige Fragen

Zählt die Fahrtzeit zwischen zwei Wohnungen als Fachleistungsstunde?

Das regelt der Landesrahmenvertrag und deine Vergütungsvereinbarung, nicht das Gesetz. Es gibt drei Modelle: Fahrt steckt als Aufschlag im Stundensatz, Fahrt ist als indirekte Leistung gedeckelt abrechenbar, oder Fahrt zählt voll aufs Kontingent. Steht es nicht ausdrücklich in deiner Vereinbarung, frag den Träger schriftlich, bevor du die erste Rechnung stellst.

Was passiert, wenn der Klient nicht öffnet?

Ob ein ausgefallener Termin vergütet wird, hängt vom Landesrahmenvertrag ab. Manche Verträge erlauben eine Pauschale für kurzfristige Ausfälle, andere nichts. Dokumentiere den Ausfall trotzdem mit Uhrzeit und Versuch, denn bei der Folgebewilligung zählt, ob du dran warst.

Muss der Klient jeden Einsatz unterschreiben?

In den meisten Vereinbarungen ja, zeitnah und nicht im Block am Monatsende. Ob die Unterschrift digital sein darf, entscheidet der Kostenträger; viele akzeptieren inzwischen eine elektronische Gegenzeichnung auf dem Tablet.

Wie oft will der Träger einen Bericht?

Zur Folgebewilligung, meist alle sechs bis zwölf Monate, in Form eines Entwicklungs- oder Verlaufsberichts, der auf die Ziele des Gesamtplans antwortet. Wer die Ziele im Alltag mitdokumentiert, schreibt den Bericht in einer Stunde statt an einem Wochenende.

Und wenn die Kette von selbst läuft? In Lotsana trägt jeder Einsatz seine Zeitart und sein Gesamtplan-Ziel. Der Nachweis entsteht aus der Doku, die Unterschrift kommt aufs Tablet, die Prüfung läuft vor der Rechnung, und der Bericht zur Folgebewilligung zieht die Ziele aus dem Zeitraum zusammen. Der Einsatzplaner ordnet Touren nach Stadtteil, damit die Fahrt nicht die Marge frisst. 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Was die Software für BeWo-Dienste kann, steht auf der Seite Software für Ambulant Betreutes Wohnen.

Weiterlesen

Quellen (abgerufen 03.09.2026)

§ 78 SGB IX, Assistenzleistungen (gesetze-im-internet.de)
§ 121 SGB IX, Gesamtplan (gesetze-im-internet.de)
§ 125 SGB IX, Inhalt der schriftlichen Vereinbarung (gesetze-im-internet.de)
§ 128 SGB IX, Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfung und § 129 SGB IX, Kürzung der Vergütung (gesetze-im-internet.de)
§ 131 SGB IX, Rahmenverträge (gesetze-im-internet.de)

Stand: 3. September 2026. Praxiswissen, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.