Deine Fachkräfte fahren von Wohnung zu Wohnung. Am Monatsende will der Kostenträger zwei Dinge belegt sehen: dass die vereinbarten Stunden geleistet wurden, und dass sich bei der Person etwas bewegt hat. In Lotsana entsteht beides aus dem, was die Fachkraft nach dem Hausbesuch einträgt.
Stand: 23. September 2026 · Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind eure Leistungs- und Vergütungsvereinbarung, der Landesrahmenvertrag nach § 131 SGB IX und die Angaben des zuständigen Trägers.
Im betreuten Wohnen hängt das Geld nicht an der Doku allein. Der Träger sieht sich an, ob die Leistung zur Vereinbarung passt, ob die Ziele fortgeschrieben sind und ob die Rechnung formal stimmt. Fehlt eines davon, bleibt die Rechnung liegen, und du erfährst es Wochen später.
Welche Stunden wann und von wem geleistet wurden, je Bewilligung und je Monat, gegengezeichnet. Wie der Nachweis aussieht, entscheidest du selbst: als Liste der Einsätze oder als Monatsblatt mit einer Zeile je Kalendertag. Kurz nachschlagen: Fachleistungsstunde · BeWo
Der Gesamtplan enthält nach § 121 Abs. 4 SGB IX die Maßstäbe der Wirkungskontrolle und den Überprüfungszeitpunkt. Ein Ziel ohne Datum und ohne Bewertung trägt das nicht. In Lotsana bekommt jedes Ziel beides.
Viele Träger nehmen nur noch die E-Rechnung an, und dafür brauchst du die Leitweg-ID des Amtes. Lotsana rechnet sie nach, bevor sie in die Datei geht. Kurz nachschlagen: XRechnung · Leitweg-ID · ZUGFeRD
Kostenträger wollen Unterschiedliches sehen, und ein Träger hat oft beides im Haus. Deshalb hängt die Darstellung an der Bewilligung und nicht an eurer Einrichtung.
Eine Leistung besteht aus Datum, Von und Bis, Pausenminuten, Tätigkeit und Beschreibung. Dazu setzt du, ob es eine direkte oder eine indirekte Fachleistungsstunde ist. Lotsana rechnet daraus die Nettostunden und führt beide Töpfe getrennt. Ob indirekte Zeiten wie Doku, Fahrt und Fallbesprechung auf das Kontingent zählen, entscheidest du je Bewilligung, weil das von Vereinbarung zu Vereinbarung anders geregelt ist.
Wo Uhrzeiten nichts bringen, stellst du die Bewilligung auf reine Stundenmengen um. Und ein Einsatz, der um 17 Uhr beginnt und am nächsten Morgen endet, ist ein Eintrag und nicht zwei: Lotsana rechnet über Mitternacht. Die Verlaufsdoku kann unterwegs diktiert werden. Die Transkription läuft dabei lokal auf unserem Server in Deutschland, nicht bei einem externen Anbieter. Mehr dazu: unterwegs arbeiten

Der Regelfall ist eine Zeile je Einsatz. Braucht ein Träger stattdessen ein Blatt mit einer Zeile je Kalendertag, stellst du das an der Bewilligung um. Ob die Zeit-Spalte darauf erscheint, ist eine eigene Einstellung: Manche Ämter wollen die Uhrzeiten sehen, andere wollen sie ausdrücklich nicht auf dem Blatt haben.
Unterschrieben wird vor Ort auf dem Tablet oder später über einen Monatslink. Zu jeder Unterschrift speichert Lotsana Name, Zeitpunkt und eine zwölfstellige Prüfsumme, die auf dem Ausdruck steht. Wird danach an den Zeiten dieses Monats etwas geändert, entwertet Lotsana die Gegenzeichnung, statt sie stillschweigend weitergelten zu lassen. Vertiefung: digitale Unterschrift auf dem Leistungsnachweis

Je Person legst du die Bewilligungen an, wie sie im Bescheid stehen: Kostenträger, Leistungsart, Aktenzeichen, Zeitraum, bewilligte Stunden, Stundensatz, Overhead-Zuschlag in Prozent und Umsatzsteuer-Schlüssel. Bekommt jemand zwei Bescheide, sind das zwei Bewilligungen, und jede rechnet gegen ihren eigenen Träger ab.
Bei den bewilligten Stunden wählst du den Bezug: je Monat, je Woche, für den ganzen Zeitraum oder als Pool über mehrere Personen. Ein Balken zeigt, wie viel verbraucht ist. Kurz nachschlagen: Kostenträger

Bewilligungen, die in den nächsten 30 Tagen enden, stehen auf dem Dashboard. Bei Gesamt- und Pool-Kontingenten warnt Lotsana zusätzlich ab 90 Prozent Auslastung. Beim Monats- und Wochenkontingent kommt die Meldung dagegen erst beim Buchen, und das schreiben wir lieber hin, als es offen zu lassen.
Vor dem Rechnungslauf prüft Lotsana außerdem, ob Leistungen vor Bewilligungsbeginn oder nach Bewilligungsende liegen, und nennt Person und Datum. Das ist genau die Stelle, an der ein Kostenträger sonst kürzt. Vertiefung: Bewilligungslücke beim Folgebescheid

Im betreuten Wohnen kommt das Geld mal vom Träger und mal von der Person selbst. Beides nebeneinander ist kein Sonderfall, sondern Alltag.
An jeder Bewilligung steht, wie sie abgerechnet wird. Bei der Sachleistung geht die Rechnung an den Kostenträger. Beim Persönlichen Budget nach § 29 SGB IX geht sie an die Budgetnehmerin, mit eigenem Rechnungsempfänger für die rechtliche Betreuung. Dieselbe Person kann beides haben, dann stehen zwei Bewilligungen in ihrer Akte, und die Akte zeigt oben, über welche Wege bei ihr abgerechnet wird.
Am Persönlichen Budget hinterlegst du den Monatsbetrag. Die Vorschau zeigt je Person Stunden, Betrag, Verbrauch und Rest, bevor eine Rechnung entsteht. Wer den Fall von der Assistenz-Seite her kennt, findet ihn auf der Seite für Assistenzdienste ausführlicher; im Ratgeber steht, was der Träger im Budget an Nachweis verlangt: Persönliches Budget abrechnen.
Muss die Person etwas beisteuern, trägst du den Abzug an der Bewilligung ein, als Eigenanteil oder als Abzug Pflegegeld, fest oder monatsanteilig. Lotsana teilt das dann auf zwei Belege auf: Was der Träger zahlt, steht auf seiner Rechnung, der Eigenanteil auf der Rechnung an die Person.
Wenn bei einer Person zwei Träger zahlen, ist jede Seite eine eigene Bewilligung mit eigenem Satz, eigenem Kontingent und eigenem Steuerschlüssel. Der Rechnungslauf läuft je Kostenträger und Monat, damit sich nichts vermischt. Hintergrund: Hilfe zur Pflege neben Eingliederungshilfe
Datum, Zeiten, direkte und indirekte Fachleistungsstunden getrennt, Unterschriftsfelder für Klient und Fachkraft: das Blatt so, wie Träger es sehen wollen. Word-Datei zum Anpassen, kostenlos, und Lotsana brauchst du dafür nicht. Vorlage per E-Mail anfordern →
Das ist dieselbe Sache mit zwei Wörtern.
Der Gesamtplan ist das Dokument des Trägers und entsteht im Gesamtplanverfahren. Was ihr daraus für eure Arbeit übernehmt, tragt ihr in den Teilhabeplan ein: Lebensbereich, Ausgangslage, Ziel und vereinbarte Maßnahme, auf Wunsch mit ICF-Codes aus einer hinterlegten Liste.
Zu jedem Ziel setzt ihr Ziel-Evaluationen mit Datum und Fortschritt: nicht erreicht, teilweise, erreicht oder abgebrochen, dazu eine Bewertung im Klartext. Beim Speichern legst du das Intervall fest, und Lotsana rechnet den nächsten Termin aus. Ist er überschritten, steht das Ziel auf dem Dashboard. Für die Gesamtplankonferenz legt Lotsana Ziele, Verlauf, Stunden und Vorkommnisse des Zeitraums als druckbare Vorbereitung zusammen.

Eine falsche Leitweg-ID kommt durch jede technische Prüfung und scheitert erst an der Zustellung. Rückmeldung bekommst du keine, die Rechnung liegt einfach nirgends.
Beim Speichern des Kostenträgers rechnet Lotsana die Prüfziffer der Leitweg-ID nach, nach demselben Verfahren, das die amtliche Formatspezifikation vorschreibt. Geht sie nicht auf, fragt Lotsana nach, statt still zu speichern. Meistens ist es ein Tippfehler. Es gibt aber echte Kennungen, die rechnerisch nicht aufgehen: Nordrhein-Westfalen betreibt für sein E-Rechnungsportal 05-NRW-83, rechnerisch wäre es 91. Dann bestätigst du einmal, dass die Angabe so im Bescheid oder auf der Website des Amts steht, und Lotsana speichert sie und hält den Haken im Änderungsprotokoll fest. Ob es die Verwaltungseinheit wirklich gibt, kann keine Rechnung beantworten, das sagt dir nur das Amt.
Welches Format rausgeht, entscheidest du je Kostenträger. Anschrift, PLZ und Ort des Amtes stehen als eigene Felder da, weil die E-Rechnung sie einzeln verlangt. Storniert ihr eine Rechnung, entsteht eine Gutschrift, die den Bezug zur ursprünglichen Rechnung maschinenlesbar mitführt. Kompakt erklärt: E-Rechnung für Jugend- und Eingliederungshilfe
Aus dem Rechnungslauf fällt der DATEV-Export mit ab. Erlöskonten je Steuerschlüssel, Debitoren je Kostenträger, als Datei zum Einlesen. Mehr zur Abrechnung insgesamt: Abrechnung mit Kostenträgern
Die Rechnungspositionen entstehen aus denselben Leistungen wie der Nachweis. Wer prüft, kann beides nebeneinanderlegen, ohne dass zwei Zahlen auseinanderlaufen. Und was in welcher Richtung geprüft wird, steht im Ratgeber die § 128-Prüfung überstehen.
Die Kostenträger sind schnell angelegt, die Arbeit steckt in den Bescheiden. Genau dafür gibt es den Import.
Eine Zeile je Bewilligung, mit Kostenträger, Aktenzeichen, Zeitraum, bewilligten Stunden und Restlaufzeit. Genau die Spalten, die du für den Import brauchst, und bis dahin eine Liste, die dir sagt, welcher Bescheid als Nächstes ausläuft. Übersicht kostenlos anfordern →
Sechs Sachen, die dir sonst erst nach dem Umstieg auffallen.
Die Leistungen nach der Trennung der Leistungen rechnet Lotsana nicht gegen den Sozialhilfeträger ab, und eine Heimverwaltung mit Verpflegung und Belegungsabrechnung bildet es auch nicht ab. Nach Tagessatz rechnet Lotsana dagegen ab, auch für Wohngruppen, Heimunterbringung und Kurzzeitwohnen: Die Bewilligung trägt den Satz, gezählt wird der Kalendertag, und je Abwesenheitsgrund kürzt der Prozentsatz, den ihr mit dem Kostenträger vereinbart habt. Wohnobjekte und Belegungen lassen sich führen, Barbeträge je Klient buchen.
Der Einsatzplaner ordnet Einsätze je Fachkraft, und die Tourenplanung rechnet daraus die Tagestour. Sortierte Reihenfolge, echte Straßenkilometer und Fahrzeit hängen aber am kostenlosen Kartenschlüssel von openrouteservice.org: Den holst du dir einmal selbst und trägst ihn in den Einstellungen ein. Ohne ihn rechnet die Tour mit Pauschalen je Anfahrt und schlägt keine Reihenfolge vor.
Lotsana führt Ziele mit ICF-Bezug, ist aber kein BEI_NRW, kein ITP und kein anderes Landesinstrument. Die Bedarfsermittlung nach § 118 SGB IX macht der Träger mit seinem Verfahren, ihr arbeitet mit dem Ergebnis weiter. Welches Land welches Instrument nutzt: Bedarfsermittlungsinstrument.
Es gibt keine direkte Datenübertragung zu LVR, LWL, Bezirk oder Kreis. Was rausgeht, sind Nachweise und Berichte als PDF und die Rechnung als PDF, als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung. Ein bundesweites Format dafür gibt es schlicht nicht.
Das Persönliche Budget ist als Abrechnungsweg gebaut. Die Zielvereinbarung nach § 29 Abs. 4 SGB IX mit Bedarfsdeckungsnachweis und Qualitätssicherung bildet Lotsana nicht als eigenen Ablauf ab. Ihr führt sie wie bisher und legt sie als Dokument an die Akte.
Ob eine Leistung umsatzsteuerfrei ist, welcher Schlüssel gilt und wie eure Vereinbarung auszulegen ist, gehört zu Steuerberater und Verband. Die Software rechnet konsistent. Ob die Einordnung stimmt, entscheidet nicht sie.
Drei Dinge, und in Lotsana kommen alle drei aus derselben Erfassung: den Leistungsnachweis mit den geleisteten Stunden, den Stand der Ziele aus dem Teilhabeplan und die Rechnung in dem Format, das euer Träger annimmt. Was genau verlangt wird, steht im Landesrahmenvertrag nach § 131 SGB IX und ist von Land zu Land verschieden.
Wie du willst, und zwar je Bewilligung. Der Regelfall ist eine Zeile je Einsatz; braucht ein Träger ein Monatsblatt mit einer Zeile je Kalendertag, stellst du das um. Ob die Zeit-Spalte darauf erscheint, ist eine eigene Einstellung. Unterschrieben wird vor Ort auf dem Tablet oder über einen Monatslink, mit Name, Zeitpunkt und einer zwölfstelligen Prüfsumme auf dem Ausdruck.
Ja, und auch beides bei derselben Person. Der Abrechnungsweg hängt an der Bewilligung: Sachleistung geht an den Kostenträger, das Persönliche Budget nach § 29 SGB IX an die Budgetnehmerin, mit eigenem Rechnungsempfänger. Eigenanteil und angerechnetes Pflegegeld teilt Lotsana dabei auf zwei Belege auf.
Du setzt an der alten Bewilligung das Ende und legst die neue an. Jede Leistung hängt an ihrer Bewilligung, der alte Monat geht also an den alten Träger und der neue an den neuen. Liegt ein Einsatz zwischen zwei Bescheiden, meldet die Prüfung vor dem Rechnungslauf genau diese Zeile mit Person und Datum.
Gemeint ist dieselbe Sache. Der Gesamtplan nach § 121 SGB IX ist das Dokument des Trägers und entsteht im Gesamtplanverfahren. In Lotsana heißt die Seite, auf der ihr die Ziele führt und bewertet, Teilhabeplan. Für die Gesamtplankonferenz legt Lotsana Ziele, Verlauf, Stunden und Vorkommnisse als druckbare Vorbereitung zusammen.
Es nimmt sie an und rechnet sie nach. Geht die Prüfziffer nicht auf, fragt Lotsana nach, statt still zu speichern. Manche Ämter vergeben Kennungen, die rechnerisch nicht aufgehen: Nordrhein-Westfalen betreibt für sein E-Rechnungsportal 05-NRW-83, rechnerisch wäre es 91. Dann bestätigst du einmal, dass die Angabe so im Bescheid oder auf der Website des Amts steht, und Lotsana speichert sie. Bei einem Formatfehler, also falscher Länge oder unerlaubten Zeichen, hilft der Haken nicht; das ist nichts zum Bestätigen, sondern etwas zum Berichtigen.
Nach Tagessatz ja, auch für Wohngruppen, Heimunterbringung und Kurzzeitwohnen. Die Bewilligung trägt den Satz, gezählt wird der Kalendertag, und je Abwesenheitsgrund kürzt der Prozentsatz aus eurer Vereinbarung. Nicht abgerechnet werden die existenzsichernden Leistungen nach der Trennung der Leistungen, und eine Heimverwaltung mit Verpflegung und Belegungsabrechnung ist Lotsana auch nicht.
Dafür ist es gebaut. Lotsana richtet sich an ambulante Träger mit etwa 3 bis 50 Mitarbeitenden, oft mit einer einzigen Person in der Verwaltung. Module lassen sich je Träger an- und abschalten, damit die Oberfläche schlank bleibt. Zur Ehrlichkeit gehört: Lotsana ist jung und hat noch keine Referenzträger, auf die wir dich verweisen könnten. Prüf es in den 30 Testtagen mit euren eigenen Fällen.
Mehr davon, kostenlos im Ratgeber: BeWo dokumentieren und abrechnen · BeWo gründen · Fachleistungsstunden abrechnen · die § 128-Prüfung überstehen
Wenn ihr neben dem Wohnen persönliche Assistenz mit eigenen Kräften macht, oft bezahlt aus dem Persönlichen Budget, passt die Seite für Assistenzdienste besser. Rechnet ihr auch über die Pflegekasse ab, steht das auf der Seite für Alltagshilfe. Und wer noch gründet, findet den Weg unter Träger gründen.
Stand: 23. September 2026. Diese Seite ist eine Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind eure Leistungs- und Vergütungsvereinbarung, der jeweilige Landesrahmenvertrag und die Angaben des zuständigen Trägers der Eingliederungshilfe. Zuständigkeiten und Abrechnungsverfahren sind Ländersache und unterscheiden sich erheblich. Die beschriebenen Funktionen entsprechen dem Stand der Software am 23.09.2026. Hinweise auf Änderungen gern an kontakt@lotsana.de. Angaben ohne Gewähr.
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