Klient nicht angetroffen, Termin abgesagt: was darfst du abrechnen?

Die Fachkraft steht vor der Tür, es macht niemand auf. Die Fahrt ist gemacht, die Zeit ist weg, der nächste Termin ist erst in zwei Stunden. Und jetzt? Die Frage klingt klein, ist aber eine reine Geldfrage — und in vielen Diensten wird sie jeden Monat neu geraten. Die ehrliche Antwort vorweg: Es gibt darauf keine bundesweite Antwort. Wer dir eine gibt, hat deinen Rahmenvertrag nicht gelesen.

Stand: August 2026 (Quellen abgerufen am 05.08.2026, verlinkt am Seitenende und an der jeweiligen Aussage). Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung — verbindlich sind dein Landesrahmenvertrag, deine Leistungs- und Vergütungsvereinbarung und der Bescheid im Einzelfall. Was eine Fachleistungsstunde überhaupt ist, steht im Glossar.

Warum es keine bundeseinheitliche Regel gibt

Im SGB IX steht nicht, was passiert, wenn ein Termin platzt. Das Gesetz delegiert die Frage bewusst nach unten. § 131 Abs. 1 SGB IX verpflichtet die Träger der Eingliederungshilfe, auf Landesebene mit den Vereinigungen der Leistungserbringer Rahmenverträge zu schließen, und listet auf, was darin zu regeln ist: die Abgrenzung der Kostenarten, Inhalt und Kriterien der Leistungspauschalen, Personalrichtwerte, die Grundsätze und Maßstäbe für Wirtschaftlichkeit und Qualität. Die Ausfallfrage steckt in genau diesen Punkten — sie ist eine Frage der Kalkulation und der Vergütungssystematik.

Konkret wird es dann eine Ebene tiefer: § 125 SGB IX teilt die Vereinbarung zwischen Träger und Leistungserbringer in eine Leistungsvereinbarung und eine Vergütungsvereinbarung; letztere legt die Leistungspauschalen fest, kalkuliert nach Bedarfsgruppen oder Stundensätzen. Ob eine abgesagte Stunde bezahlt wird, ist deshalb entweder eine Frage des Landesrahmenvertrags — oder, wenn der schweigt, eine Frage deiner eigenen Vergütungsvereinbarung.

Das ist keine Ausrede, das ist die Rechtslage. Und sie hat eine praktische Konsequenz: Bevor du eine Ausfallstunde abrechnest oder abschreibst, gehört ein Blick in den Vertragstext deines Landes. Wie unterschiedlich das ausfällt, zeigen drei Länder.

Drei Länder, drei Antworten

Rheinland-Pfalz: die klare Zusage — mit einer Bedingung

Der rheinland-pfälzische Landesrahmenvertrag (Fassung nach den Beschlüssen der Gemeinsamen Kommission SGB IX bis 12.02.2026) beginnt § 31c mit einer bemerkenswerten „Vorüberlegung“: Ein Leistungserbringer müsse seine Personalvorhaltung am vereinbarten Leistungsvolumen orientieren und könne auf kurzfristige Abweichungen der Inanspruchnahme „nur sehr eingeschränkt“ reagieren. Daraus folgt die Abrechnungsregel in Absatz 3: Sobald die Bewilligungen nach den Assistenzformen des § 78 Abs. 2 SGB IX differenziert vorliegen, wird jede bewilligte und mit der leistungsberechtigten Person vertraglich vereinbarte Stunde vergütet — es sei denn, die Leistung wird aus Gründen nicht erbracht, „die in der Sphäre des Leistungserbringers liegen“. Für die ambulante Leistungserstellung gilt das laut Vertrag entsprechend.

Der Satz mit der Sphäre ist der entscheidende. Er verschiebt die Frage von „Ist der Termin ausgefallen?“ zu „Woran ist er ausgefallen?“ — und genau das musst du im Zweifel belegen können. Absatz 2 kennt außerdem eine Konstruktion, die viele Dienste nicht auf dem Schirm haben: Wenn bei einer Zielgruppe regelmäßige Abweichungen zu erwarten sind und Bewilligungen das nicht auffangen, sollen sich die Parteien auf Projektarbeit während der Ausfallzeiten als Teil der Leistung verständigen. Ausfall wird also nicht nur bezahlt oder nicht bezahlt, er kann auch inhaltlich gefüllt werden.

Brandenburg: weiterzahlen — aber nicht bedingungslos

Brandenburg regelt die Frage im Rahmenvertrag nach § 131 SGB IX vom 20.10.2023 ausdrücklich und ausführlich, in § 19 unter der Überschrift „Vorübergehende Nichtinanspruchnahme von und Auslastungsgrad in Angeboten der Eingliederungshilfe, die nicht von §§ 17, 18 umfasst sind“ — das ist genau die ambulante Welt, denn §§ 17 und 18 behandeln besondere Wohnformen und Tagesstrukturen.

Absatz 1: Werden geplante Assistenzleistungen außerhalb besonderer Wohnformen kurzfristig abgesagt oder können sie tatsächlich nicht umgesetzt werden, ohne dass die Gründe in der Sphäre des Leistungserbringers liegen, wird die vereinbarte Vergütung „zunächst weitergezahlt“ — vollumfänglich oder abgesenkt. Dazu kommt eine Meldepflicht: Können geplante Leistungen wiederholt nicht erbracht werden, informiert der Leistungserbringer den Leistungsträger unverzüglich und stimmt die Fortführung der Maßnahme mit ihm ab.

Absatz 2 ist der Teil, der Geld kostet: Die Vergütung entfällt vollständig, wenn das eingeplante Personal kurzfristig ersatzweise für eine andere leistungsberechtigte Person arbeiten kann. Sie kann anteilig gemindert werden, wenn ein anderweitiger Einsatz zwar möglich ist, aber zusätzliche Wegezeiten oder organisatorischer Aufwand entstehen. Der Vertrag zieht dafür selbst eine Grenze: Solche Maßnahmen der Einsatzplanung „finden ihre Grenzen in arbeitsrechtlichen Bestimmungen“.

Praktisch heißt das: In Brandenburg entscheidet nicht nur der Ausfall, sondern was ihr in der ausgefallenen Zeit tatsächlich gemacht habt. Wer das nicht dokumentiert, kann es später nicht darlegen.

Nordrhein-Westfalen: der Vertrag schweigt — und das ist die Information

Im Gesamttext des NRW-Rahmenvertrags nach § 131 SGB IX (geprüft am 05.08.2026; das dort verlinkte Gesamttext-PDF trägt in der Kopfzeile durchgehend „Stand 11.12.2024“) taucht für ambulante Assistenzleistungen keine ausdrückliche Ausfall- oder Abwesenheitsregelung auf. Was der Vertrag stattdessen sagt: Unter A.4.5 Abs. 2 zählt er die Kostenarten und -bestandteile auf, die in der Vergütungsvereinbarung zu berücksichtigen sind — darunter „eine vereinbarte Kapazität“ und „eine vereinbarte Auslastung“.

Übersetzt: In NRW ist die Ausfallfrage in den Auslastungsgrad einkalkuliert und damit Sache deiner eigenen Vergütungsvereinbarung mit LVR oder LWL. Das ist kein Nachteil, aber es verschiebt die Verantwortung: Wer eine Auslastung vereinbart hat, die es in der Praxis nicht gibt, trägt den Ausfall selbst. Wenn du in NRW gerade verhandelst, ist die Auslastung der Punkt, an dem diese Frage entschieden wird — nicht ein Ausfallparagraf.

Wenn dein Land nicht dabei ist: wo du nachsiehst

Wir haben die Vertragstexte und die zuständigen Träger aller 16 Länder in einer Tabelle gesammelt: Landesrahmenverträge § 131 SGB IX — alle 16 Bundesländer. Von dort aus in drei Schritten:

1. Volltextsuche im Vertrags-PDF nach diesen Wörtern, in dieser Reihenfolge: Nichtinanspruchnahme, Ausfall, Abwesenheit, Auslastung, Freihaltung. Der Treffer, der ambulante Assistenz meint, steht meistens in einem eigenen Paragrafen neben den Wohnform-Regelungen.
2. Prüfen, ob der Abschnitt für dein Angebot gilt. Steht in der Überschrift „besondere Wohnformen“ oder „tagesstrukturierende Angebote“, ist es nicht deine Regel.
3. Findest du nichts, ist die Vergütungsvereinbarung die Antwort. Sieh dort nach Kapazität, Auslastungsgrad und Kalkulationsgrundlage — und wenn auch das nichts hergibt, frag den Kostenträger schriftlich. Eine Mail mit der konkreten Fallkonstellation ist besser als eine Annahme, die zwölf Monate später in der Prüfung auffliegt.

Was in keinem Fall trägt: die Auskunft eines Kollegen aus einem anderen Bundesland. Das ist nach allem oben kein Misstrauen, sondern schlicht ein anderer Vertrag.

Verfallen nicht abgerufene Stunden?

Die zweite Geldfrage, und sie ist von der ersten unabhängig: Was passiert mit bewilligten Stunden, die schlicht nicht abgerufen wurden — weil der Klient im Krankenhaus war, weil eine Fachkraft ausfiel, weil der Bedarf gerade geringer war?

Auch hier steht die Antwort nicht im Gesetz, sondern im Bescheid. Entscheidend ist der Zuschnitt des Kontingents:

Ob euch das gerade betrifft, ist eine reine Rechenaufgabe: Der Stundenkontingent-Rechner nimmt bewilligte Gesamtstunden, bereits geleistete Stunden und den Bewilligungszeitraum und sagt dir, wie viele Stunden pro Woche noch bleiben und an welchem Tag der Topf beim bisherigen Tempo leer ist. Er läuft im Browser, ohne Anmeldung, und schickt deine Zahlen nirgendwohin.

Der teuerste Fehler ist deshalb nicht der ausgefallene Termin, sondern die Bewilligung, die ausläuft, während noch Stunden im Topf sind. Wer erst im letzten Monat merkt, dass erst die Hälfte erbracht ist, kann sie fachlich nicht mehr sinnvoll unterbringen. Und Leistungen nach dem Ende des Bewilligungszeitraums zahlt der Kostenträger im Regelfall nicht — dazu passt der Ratgeber zur Bewilligungslücke beim Folgebescheid.

Umgekehrt gilt: Wenn absehbar ist, dass ein Bedarf dauerhaft nicht abgerufen wird, ist das kein Abrechnungsthema, sondern ein Hilfeplanthema. In Brandenburg ist die Meldung an den Leistungsträger bei wiederholten Ausfällen sogar ausdrücklich vorgeschrieben; in Rheinland-Pfalz sieht der Vertrag es als Aufgabe der bewilligenden Stellen, Bewilligungen dem tatsächlichen Bedarf anzupassen — dafür stellen die Leistungserbringer regelmäßig die Informationen bereit. Beides läuft auf dasselbe hinaus: Reden, bevor abgerechnet wird. Das gehört auf die Tagesordnung des nächsten Hilfeplangesprächs.

Dokumentation: warum der leere Termin ins System gehört

Der häufigste Reflex nach einem Ausfall ist, nichts zu erfassen — es ist ja nichts passiert. Das ist der Fehler. Ein nicht dokumentierter Ausfall ist später nicht von einem vergessenen Termin zu unterscheiden, und er lässt sich in keiner Richtung mehr begründen: weder gegenüber dem Kostenträger, wenn du ihn abrechnest, noch gegenüber dir selbst, wenn am Jahresende zwölf Prozent Kontingent fehlen.

Was in einen Ausfalleintrag gehört, unabhängig vom Bundesland:

• Datum und die geplante Zeit — nicht die Zeit, die du dann tatsächlich vor Ort warst, sondern beides getrennt.
• Wer vor Ort war und was konkret versucht wurde: geklingelt, angerufen, gewartet, Nachricht hinterlassen.
• Der Grund, soweit bekannt — und ehrlich gekennzeichnet, wenn er nicht bekannt ist. „Nicht angetroffen, Grund unbekannt“ ist eine bessere Doku als eine Vermutung, die später als Tatsache gelesen wird.
• Wer informiert wurde: Leitung, gesetzliche Betreuung, Angehörige, Fallmanagement.
• Was in der Zeit stattdessen passiert ist. In Brandenburg entscheidet genau das über die Vergütung. Auch in anderen Ländern ist es das Argument gegen den Einwand, die Zeit sei ohnehin nicht angefallen.
• Die Fahrt, wenn eine angefallen ist: Datum, Strecke, Kilometer. Die vergebliche Fahrt ist real und gehört ins Fahrtenbuch, egal ob sie am Ende erstattet wird.

Und wenn geprüft wird

Zur Einordnung, weil das oft falsch erzählt wird: Die Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfung nach § 128 SGB IX ist im Bundesrecht anlassbezogen angelegt. Sie setzt nach Absatz 1 Satz 1 voraus, dass „tatsächliche Anhaltspunkte“ dafür bestehen, dass ein Leistungserbringer seine vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht erfüllt. Aber auch hier hat das Landesrecht das letzte Wort: Nach Absatz 1 Satz 7 kann durch Landesrecht von genau dieser Einschränkung abgewichen werden. Nordrhein-Westfalen hat davon Gebrauch gemacht und unterscheidet unter A.8.2 Abs. 1 des Rahmenvertrags sauber: Prüfungen werden „aus besonderem Anlass oder anlassunabhängig“ durchgeführt — Wirtschaftlichkeitsprüfungen aber „nur aus besonderem Anlass“. Verlass dich also nicht pauschal darauf, dass ohne Anlass niemand kommt; wie weit das geht, steht in deinem Land. Wenn geprüft wird, kann das nach Absatz 2 ohne vorherige Ankündigung geschehen und erstreckt sich auf Inhalt, Umfang, Wirtschaftlichkeit und Qualität einschließlich der Wirksamkeit der Leistungen; Unterlagen sind vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Ausführlich steht der Ablauf im Ratgeber zur § 128-Prüfung.

Für die Ausfalldoku bedeutet das etwas sehr Praktisches: Auffällige Ausfallmuster — eine Reihe abgerechneter Stunden ohne Leistungsinhalt, ein Klient, bei dem nie jemand angetroffen wird — sind genau die Art von Anhaltspunkt, die eine Prüfung auslösen kann. Eine saubere, unaufgeregte Dokumentation ist dann kein zusätzlicher Aufwand, sondern das Einzige, was du in der Hand hast. Und weil sie nachträglich nicht mehr entsteht, muss sie am selben Tag entstehen.

Kurz zu den anderen Rechtskreisen

Jugendhilfe (SGB VIII). Die Rahmenvertragskonstruktion des § 131 SGB IX gibt es hier so nicht. § 77 SGB VIII sieht vor, dass Vereinbarungen über die Höhe der Kosten der Inanspruchnahme sowie über Inhalt, Umfang und Qualität angestrebt werden sollen, und überlässt das Nähere ausdrücklich dem Landesrecht. Ob ein abgesagter Termin in der SPFH oder in der Schulbegleitung vergütet wird, steht deshalb in deiner Leistungs- und Entgeltvereinbarung mit dem Jugendamt — nicht in einem Gesetz. Steht dort nichts, ist die schriftliche Klärung mit der wirtschaftlichen Jugendhilfe der einzige belastbare Weg.

Alltagsunterstützung und Pflege (SGB XI). Hier gibt es keinen Landesrahmenvertrag nach § 131 SGB IX, an dem man sich orientieren könnte. Maßgeblich sind der Vertrag mit dem Klienten beziehungsweise mit der Pflegekasse und die landesrechtliche Anerkennung. Was bei einer Absage passiert — Absagefrist, Ausfallhonorar, gar nichts —, ist deshalb eine Frage deines eigenen Vertragswerks. Wenn du dort nichts geregelt hast, ist das die Lücke, nicht die Antwort.

Was Lotsana dazu beiträgt — und was nicht

Ehrlich zuerst, was nicht geht: Lotsana hat kein eigenes Ausfall-Kennzeichen an der Leistungsbuchung (Stand 08/2026). Es gibt keinen Haken „Klient nicht angetroffen“ und keine automatische Ausfallquote als Kennzahl. Wer einen Ausfall festhalten will, erfasst ihn als Doku-Eintrag und — falls eine Fahrt angefallen ist — als Fahrt beziehungsweise als indirekte Leistung. Das funktioniert, ist aber Handarbeit.

Was da ist:

• Doku-Eintrag am Klienten, versioniert: Wird ein Eintrag später geändert, sichert das System die Vorversion und schreibt die Änderung ins Audit-Log. Genau das ist bei einem strittigen Ausfall der Punkt — dass sichtbar bleibt, was am Tag selbst dastand.
• Leistungsbuchung mit Tätigkeitsart (Einsatz, Fahrt, Telefonat/Kontakt, Vor-/Nachbereitung, Dokumentation, Hilfeplangespräch) und Trennung in direkte und indirekte FLS, dazu ein Freitextfeld für den Sachverhalt. Eine vergebliche Anfahrt lässt sich damit als indirekte Leistung mit Begründung erfassen.
• Fahrtenbuch mit Datum, Start und Ziel, Kilometern, Zweck, Mitarbeiter und Fahrzeug — für die Fahrt, die trotzdem stattgefunden hat.
• Kontingent je Maßnahme wahlweise pro Woche, pro Monat, als Gesamt- oder als Poolkontingent, mit einem Schalter, ob indirekte FLS mitzählen. Beim Buchen warnt das System, wenn das gewählte Kontingent überschritten wird — bei allen vier Zuschnitten. Vor dem Rechnungslauf gibt es eine Plausibilitätsmeldung. Die Liste knapper Kontingente im Dashboard (ab 90 Prozent Ausschöpfung) greift dagegen nur bei Gesamt- und Poolkontingenten, weil sich ein Wochen- oder Monatstopf jede Periode neu füllt.
• Der umgekehrte Fall wird ebenfalls gemeldet: Läuft eine Bewilligung innerhalb der nächsten 60 Tage aus und sind erst weniger als 60 Prozent der bewilligten Stunden erbracht, weist das System darauf hin, dass sonst Bewilligtes verfällt. Das ist der Hinweis, den man beim Thema Ausfall am dringendsten braucht — und den man selbst am ehesten übersieht. Auch er setzt ein Gesamt- oder Poolkontingent voraus; bei Wochen- und Monatskontingenten gibt es diese Restvolumen-Rechnung derzeit nicht.
• Buchungen außerhalb des Bewilligungszeitraums gehen nur nach ausdrücklicher Bestätigung, mit Hinweis auf das Enddatum der Bewilligung.
• Auswertung über Zeitraum, Kostenträger und Leistungsart, mit PDF-Ausgabe — die Grundlage, um einem Kostenträger die Differenz zwischen bewilligt und erbracht zu zeigen, statt sie zu behaupten.
• Leistungsnachweis mit digitaler Unterschrift. Wird eine bereits unterschriebene Leistung nachträglich in Datum, Zeit oder Tätigkeit geändert, wird die Unterschrift entwertet und muss neu eingeholt werden. Details dazu im Ratgeber zur digitalen Unterschrift auf dem Leistungsnachweis.

Häufige Fragen

Weiterlesen

• Landesrahmenverträge § 131 SGB IX: alle 16 Bundesländer in einer Tabelle
• Der Kostenträger prüft: die § 128-Prüfung überstehen
• Fachleistungsstunden abrechnen: die typischen Fehler
• Bewilligungslücke: wenn der Folgebescheid nicht kommt

Quellen (abgerufen 05.08.2026)

• § 131 SGB IX — Rahmenverträge zur Erbringung von Leistungen (gesetze-im-internet.de) — was die Landesrahmenverträge zu regeln haben
• § 125 SGB IX — Inhalt der schriftlichen Vereinbarung (gesetze-im-internet.de) — Leistungs- und Vergütungsvereinbarung, Leistungspauschalen
• § 128 SGB IX — Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfung (gesetze-im-internet.de) — anlassbezogene Prüfung (Abs. 1 S. 1), Abweichung durch Landesrecht (Abs. 1 S. 7), Prüfung ohne Ankündigung (Abs. 2)
• § 77 SGB VIII — Vereinbarungen über die Höhe der Kosten (gesetze-im-internet.de) — Jugendhilfe, Näheres regelt das Landesrecht
• Landesrahmenvertrag nach § 131 SGB IX Rheinland-Pfalz (PDF) (lsjv.rlp.de, Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung) — § 31c Abwesenheiten, § 31d Auslastung; Fassung mit Beschlüssen bis 12.02.2026
• Rahmenvertrag nach § 131 SGB IX des Landes Brandenburg vom 20.10.2023 (PDF) — § 19 Vorübergehende Nichtinanspruchnahme, §§ 17/18 und Anlage 3 für Wohnformen. Vertragstext, bereitgestellt über das BMAS-geförderte Portal Umsetzungsbegleitung Bundesteilhabegesetz (Sekundärquelle als Fundstelle; der Vertragstext selbst ist die Primärquelle)
• Rahmenvertrag nach § 131 SGB IX Nordrhein-Westfalen — Vertragstext (lrv-sgbix.lvr.de, LVR) — geprüft wurde der dort verlinkte Gesamttext, Kopfzeile „Stand 11.12.2024“; A.4.5 Abs. 2 zu Kapazität und Auslastung, A.8.2 Abs. 1 zu anlassunabhängigen Prüfungen. Eine ausdrückliche Ausfallregelung für ambulante Assistenz enthält der Text nicht
• NRW, Anlage B.5 — Vergütung von Leistungen der Sozialen Teilhabe (PDF, Stand 19.06.2024) (lrv-sgbix.lvr.de) — enthält ebenfalls keine ambulante Ausfallregelung, aber Auslastungswerte

Stand: 5. August 2026. Dieser Artikel ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Landesrahmenverträge werden laufend geändert — die hier zitierten Fassungen sind die am 05.08.2026 an den genannten Stellen veröffentlichten. Verbindlich sind der jeweils geltende Vertragstext, deine Leistungs- und Vergütungsvereinbarung und der Bescheid im Einzelfall. Für die anderen 13 Bundesländer haben wir die Ausfallregelungen für diesen Artikel nicht einzeln geprüft; die Fundstellen zum Nachschlagen stehen in der Länderübersicht. Angaben ohne Gewähr.