Einmal erfassen. Ziel, Nachweis und Rechnung fallen hinten raus.
Die Kette ist immer dieselbe: Ziel vereinbaren, Einsatz dokumentieren, Nachweis unterschreiben lassen, Rechnung stellen, Prüfung überstehen. Genau daran entlang ist Lotsana gebaut.
Ziele mit Datum, Bewertung und nächstem Termin
Je Klient führst du einen Teilhabeplan: Lebensbereich, Ausgangssituation, Ziel und vereinbarte Maßnahme, auf Wunsch mit einem oder mehreren ICF-Codes aus einer hinterlegten Liste. Zu jedem Ziel setzt ihr Evaluationen mit Datum und Fortschritt – nicht erreicht, teilweise, erreicht oder abgebrochen – plus einer Bewertung im Klartext.
Beim Speichern legst du das Intervall fest, und Lotsana rechnet den nächsten Bewertungstermin aus. Ist er überschritten, taucht das Ziel im Fristen-Radar auf dem Dashboard auf. Für die Gesamtplankonferenz erzeugt Lotsana eine druckbare Vorbereitung mit Zielen, Verlauf, Stunden und Vorkommnissen des Zeitraums. Kurz nachschlagen: ICF · Gesamtplan
Maßnahme, Zeitraum, Kontingent – an einer Stelle
Je Klient legst du Maßnahmen an: Kostenträger, Leistungsart, Aktenzeichen, Bewilligungszeitraum, bewilligte Stunden mit Bezug (Monat, Woche, Gesamt oder Pool), Stundensatz, Overhead-Zuschlag und Umsatzsteuer-Schlüssel. Ein Balken zeigt, wie viel vom Kontingent verbraucht ist.
Ob indirekte Zeiten – Doku, Fahrt, Fallbesprechung – auf das Kontingent angerechnet werden, entscheidest du je Maßnahme per Häkchen, weil genau das von Vereinbarung zu Vereinbarung unterschiedlich geregelt ist. Läuft eine Bewilligung in den nächsten 30 Tagen aus, steht sie auf dem Dashboard; bei Gesamt- und Pool-Kontingenten warnt Lotsana zusätzlich ab 90 Prozent Auslastung. Vertiefung: Bewilligungslücke beim Folgebescheid
Direkt oder indirekt – und unterschrieben
Eine Leistung besteht aus Datum, Von-bis, Pausenminuten, Art und Beschreibung. Zusätzlich markierst du sie als direkte oder indirekte Fachleistungsstunde; Lotsana rechnet daraus die Nettostunden und summiert beide Töpfe getrennt. Die Verlaufsdoku kann unterwegs diktiert statt getippt werden – die Transkription läuft dabei lokal auf unserem Server in Deutschland, nicht bei einem externen Anbieter.
Den Leistungsnachweis lässt du direkt vor Ort auf dem Tablet gegenzeichnen oder digital über den Monatslink. Zu jeder Unterschrift speichert Lotsana Name, Zeitpunkt und eine Prüfsumme, die auf dem Ausdruck sichtbar ist. Nachschlagen: Fachleistungsstunde · Fachleistungsstunden abrechnen · digitale Unterschrift auf dem Leistungsnachweis
Erst der Plausibilitäts-Check, dann die Rechnung
Vor dem Rechnungslauf sieht Lotsana die offenen Leistungen des Monats durch und meldet, was gleich Ärger macht: Leistungen vor Bewilligungsbeginn oder nach Bewilligungsende, überschrittenes Kontingent, fehlender Stundensatz, null abrechenbare Stunden. Das sind genau die Punkte, an denen ein Träger sonst kürzt – nur fällt es hier auf, bevor die Rechnung rausgeht.
Danach entsteht die Rechnung je Kostenträger und Monat: als Sammelrechnung oder je Klient, verdichtet oder spitz mit jedem Einsatztag, wahlweise nur mit den direkten Leistungen. Raus geht sie als PDF oder als XRechnung mit der Leitweg-ID des Amtes. Die ganze Kette mit allen Kostenträgerwelten steht auf der Seite Abrechnung mit Kostenträgern.
Was du dem Träger zeigen kannst – und was er selbst sehen darf
Auswertungen liefern Stunden und Umsatz je Kostenträger sowie gefilterte Listen nach Zeitraum und Leistungsart, jeweils auch als PDF. Verlaufseinträge sind versioniert, das Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was geändert hat, und der Prüf-Check zeigt auf einer Seite, was offen ist: nicht unterschriebene Nachweise, überfällige Beschwerden, fällige Löschungen.
Wenn du willst, gibst du dem Kostenträger einen Monat frei: Er sieht über einen Link ohne Anmeldung den Leistungsverlauf dieses Monats und den Stand der Ziele, kann den Nachweis als PDF ziehen, eine Rückfrage stellen oder gegenzeichnen. Der Link läuft nach 30 Tagen ab, und freigegeben wird immer nur ein Monat einer Maßnahme – nicht die Akte.
