Lotsana wächst jede Woche, und vieles davon geht auf Sätze zurück, die uns Träger am Telefon oder per Mail gesagt haben. Hier steht, was seit Juli 2026 dazugekommen ist und wo du es findest.
Stand: 23. September 2026
Springen zu: September 2026 · August 2026 · Juli 2026
32 Neuerungen in diesem Monat.
An jeder Bewilligung stellst du ein, ob nach Stunde oder nach Tagessatz gerechnet wird. An- und Abreisetag zählen ganz oder halb, und Tagessatz und Stunden dürfen am selben Kind nebeneinander stehen.
Wo: Klient & Leistungen, Klienten, dann die Bewilligung öffnen.
Du trägst je Kalendertag ein, ob das Kind da war. Bei Abwesenheit wählst du den Grund, und der Tag wird auf den vereinbarten Prozentsatz gekürzt oder gar nicht berechnet.
Wo: Klient & Leistungen, Anwesenheit (Monat).
Für Wohngruppen gibt es eine Seite je Einrichtung und Monat, Kinder als Zeilen und Tage als Spalten. Du markierst die Abweichungen und übernimmst den Rest auf einmal.
Wo: Klient & Leistungen, Anwesenheit (Monat).
Statt einer Zeile je Einsatz gibt es den Leistungsnachweis auch als Monatsblatt mit einer Zeile je Kalendertag. An der Rechnungsposition steht, welcher Abdruck dazugehört.
Wo: Klient & Leistungen, Leistungsnachweise; die Darstellung stellst du an der Maßnahme ein.
Posten ohne Leistung dahinter gehen als eigener Beleg je Kind an den Kostenträger. Nummernkreis, Storno, DATEV-Stapel und E-Rechnung sind dieselben wie bei jeder anderen Rechnung.
Wo: Finanzen, Abrechnung, Nebenkosten-Rechnung.
Neben Stunde und Tagessatz gibt es die Monatspauschale als dritte Einheit. Ein angebrochener Monat wird anteilig nach Kalendertagen gerechnet.
Wo: Klient & Leistungen, Klienten, Bewilligung; abgerechnet wird unter Finanzen, Abrechnung.
Lotsana rechnet die Prüfziffer nach und meldet sich, wenn etwas nicht stimmt. PLZ und Ort des Kostenträgers gehen jetzt immer mit in die E-Rechnung, und eine Storno-Gutschrift nennt darin die Rechnung, auf die sie sich bezieht.
Wo: Verzeichnisse, Kostenträger.
Eine Rolle sieht entweder alle Klienten der Einrichtung oder nur die zugeordneten. Anlegen, Ändern und Archivieren von Klienten ist ein eigenes Recht geworden.
Wo: System, Einstellungen, Benutzer & Rollen.
Bereiche, die ihr nicht braucht, blendet ihr aus. Je Bereich stellt ihr ein, ob Fachkräfte ihn überhaupt sehen. Drei Kern-Bereiche bleiben immer an.
Wo: System, Einstellungen, Module.
Eine Kraft lässt sich als Honorarkraft führen, mit Beschäftigungsart und hinterlegtem Honorarsatz. Über die Klientensicht sieht sie nur die Klienten, die ihr zugeordnet sind. Gerechnet wird mit dem Satz noch nicht, er steht als Stammdatum in der Akte.
Wo: Team & Dienst, Mitarbeiter.
Wer will, stempelt sich mit einem Knopf ein und wieder aus. Daraus entsteht ein Eintrag mit von und bis, den die Verwaltung wie jeden anderen sieht.
Wo: Team & Dienst, Arbeitszeit; eingeschaltet wird sie unter System, Einstellungen, Arbeitszeit erfassen.
Die Akte trägt jetzt Telefonnummern, den Pflegegrad, weitere Hilfen mit Ansprechpartner und Erklärungen wie die Schweigepflichtentbindung mit Datum. Sorgeberechtigte stehen als eigene Personen mit Anschrift und Telefon im Netzwerk.
Wo: Klient & Leistungen, Klienten, Reiter Stammdaten und Netzwerk.
Ein eigener Reiter zeigt Monat für Monat, was geleistet wurde und was vom Budget übrig ist. Verhinderungs- und Kurzzeitpflege rechnet Lotsana dabei als einen Topf.
Wo: Klient & Leistungen, Klienten, Reiter Budgets.
Die Töpfe legst du direkt aus der Akte an, vorbelegt mit den gesetzlichen Beträgen. An der Bewilligung rechnet Lotsana den Betrag in Betreuungsstunden um.
Wo: Klient & Leistungen, Klienten, Reiter Budgets.
Was in der Auswahl steht, stellt ihr selbst ein. Beim Start ist die Liste nach eurem Arbeitsfeld vorbelegt, ihr müsst also nichts von Hand eintippen.
Wo: System, Einstellungen, Tätigkeiten.
Das Hilfe-Fenster unten rechts sucht deine Frage im Wissenskatalog und antwortet mit Klickweg und Begründung. Hilft das nicht, wandert die Frage mit einem Klick als Meldung zu uns.
Wo: Das Fragezeichen unten rechts, oder System, Hilfe.
Du stellst ein, was der Aufnahme-Assistent abfragt: Aufenthaltsstatus, Vormund, Jugendamt, Schule, Sorgeberechtigte. Auch Abtretung und Schweigepflichtentbindung lassen sich als Schritt dazunehmen.
Wo: System, Einstellungen, Aufnahme-Fragen.
Eine Barbuchung wird nicht mehr gelöscht, sondern storniert, und mit dem Monatsabschluss ist der Monat zu.
Wo: Finanzen, Kassen; den Monatsabschluss unter Finanzen, Abrechnung.
Alle vier Importe nehmen CSV und Excel. Du ordnest die Spalten deiner Datei selbst den Feldern zu, siehst vorher eine Vorschau und kannst einen Lauf zurücknehmen. Umlaute aus alten Windows-Dateien kommen richtig an.
Wo: System, Datenimport.
Am Ende des Einsatzes gibst du das Handy weiter, die Familie unterschreibt direkt an der einzelnen Leistung, und auf dem Nachweis steht dafür die Spalte U.
Wo: Team & Dienst, Arbeitszeit, dann den Einsatz öffnen.
Was auf einem Zettel für mehrere Tage steht, trägst du in einem Durchgang ein statt Tag für Tag. Person und Klient stehen einmal oben, je Tag eine Zeile, einmal speichern.
Wo: Team & Dienst, Stunden nachtragen, dann „Mehrere Tage auf einmal“.
Der Zettel nimmt die Familie und die gefahrenen Kilometer auf und rechnet die Fahrtkosten mit. Die Verwaltung übernimmt ihn, korrigiert ihn oder übernimmt ihn nicht.
Wo: Team & Dienst, Zettel von Ehrenamtlichen.
Aus 4,33 wird 4:20. Summen entstehen aus ganzen Minuten statt aus gerundeten Zahlen. Belege, die schon raus sind, bleiben wie verschickt.
Wo: Überall, wo Stunden stehen, vom Nachweis bis zur Rechnung.
Kräfte, die nur ihre Stunden und Fahrten eintragen sollen, bekommen ein eigenes Konto ohne Zugriff auf Akten. Die Zeiterfassung ist dafür ein eigenes Recht geworden.
Wo: System, Einstellungen, Benutzer & Rollen.
Je Person siehst du, wie viel von der Pauschale im laufenden Jahr verbraucht ist. Lotsana meldet sich, bevor die Grenze erreicht ist.
Wo: Finanzen, Ehrenamt & Pauschale.
Lotsana sichert das Änderungsprotokoll jede Nacht so ab, dass sich nachträglich nichts ändern lässt. Für eine Prüfung ziehst du ein Paket mit Belegen und Rechnungen, dazu die technische Beschreibung als PDF.
Wo: Finanzen, Prüfungssicherheit; den Prüfer-Export unter Finanzen, Export (FiBu/Lohn) und die Systembeschreibung unter System, Einstellungen.
Dazugekommen sind unter anderem die Bewilligungs-Übersicht, das Kalkulationsblatt Fachleistungsstunde und der Arbeitszeitnachweis für ambulante Dienste. Alle ohne Anmeldung, als Word oder Excel.
Wo: lotsana.de, Vorlagen.
Eine Rechnung nimmt mehrere Zahlungseingänge auf, zeigt den Restbetrag und steht so lange auf teilweise bezahlt, bis nichts mehr offen ist.
Wo: Finanzen, Offene Posten.
Ihr stellt einmal ein, ob eine Abrechnung je Klient eine eigene Rechnung erzeugt oder eine Sammelrechnung je Kostenträger. Ab Werk bleibt es bei der Sammelrechnung.
Wo: System, Einstellungen, FiBu / DATEV.
Offene Rechnungen ohne Lotsana-Nummer trägst du als Altposten ein, mit dem PDF als Beleg. Sie laufen in der Liste der offenen Posten mit.
Wo: Finanzen, Altposten.
Je Kostenträger hinterlegst du, welches Format er haben will, und Lotsana erzeugt es beim Abrechnen von selbst.
Wo: Verzeichnisse, Kostenträger.
Der Export für die Buchhaltung nimmt die Rechnungs-PDFs mit. An den Löschsperren steht in einem Satz, warum ein Beleg nicht mehr weg kann.
Wo: Finanzen, Export (FiBu/Lohn).
12 Neuerungen in diesem Monat.
Neben XRechnung und reinem PDF gibt es das ZUGFeRD-PDF, das die maschinenlesbare Rechnung in sich trägt. Klappt das einmal nicht, kommt ein reines PDF und wir bekommen eine Meldung.
Wo: Finanzen, Abrechnung, dann die Rechnung öffnen.
Kopf- und Fußgrafik laufen über die volle Blattbreite auf jeder Seite. Das Briefkopf-Logo steht nicht mehr nur im Briefe-Modul.
Wo: System, Einstellungen, FiBu / DATEV.
Was ihr dem Kostenträger dazuschreiben wollt, steht im PDF zwischen Zahlungsziel und Bankverbindung. In die E-Rechnung geht es mit.
Wo: System, Einstellungen, FiBu / DATEV, Feld „Zusatztext auf der Rechnung“.
Ist die Umsatzsteuer-Angabe einer Bewilligung noch nicht bestätigt, meldet Lotsana das beim Abrechnen. In der Meldung steht der Befreiungssatz und nicht der Name eines Feldes.
Wo: Klient & Leistungen, Klienten, Bewilligung.
Fehlen Pflichtangaben wie Anschrift, Steuernummer oder IBAN, hält Lotsana die Rechnung an und sagt, was fehlt. Für die E-Rechnung braucht es zusätzlich eine Registernummer oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Wo: System, Einstellungen, FiBu / DATEV.
Wird eine Leistung nachträglich geändert, verliert die Gegenzeichnung ihre Gültigkeit und muss neu eingeholt werden.
Wo: Klient & Leistungen, Leistungsnachweise.
Die Kostenträger-Maske bietet Privat, Pflegegeld und Eigenanteil an. Für Privatrechnungen bietet Lotsana keine E-Rechnung mehr an, weil eine Privatperson keine Leitweg-ID hat.
Wo: Verzeichnisse, Kostenträger.
Beim Einrichten der Zwei-Faktor-Anmeldung bekommst du die Codes als PDF und bestätigst mit einem Häkchen, dass du sie hast. Danach sind sie weg und lassen sich nur noch neu erzeugen.
Wo: System, Einstellungen, Sicherheit.
Je Maßnahme stellt ihr ein, ob eine Leistung zwei Uhrzeiten trägt oder nur eine Stundenzahl. Die Wochenvorlage nimmt dann Mengen statt Zeiten auf.
Wo: Klient & Leistungen, Klienten, Maßnahme; die Vorlage unter Klient & Leistungen, Wochenvorlage.
Du wählst einen Zeitraum und buchst die geleisteten Stunden in einem Durchgang statt Tag für Tag. Der Rhythmus kann jede, jede zweite, dritte oder vierte Woche sein.
Wo: Klient & Leistungen, Klienten, Leistungen für einen Zeitraum.
Ein Dienst von 22:00 bis 06:00 lässt sich buchen und wird richtig gerechnet, statt an der Tagesgrenze abgewiesen zu werden.
Wo: Team & Dienst, Dienstplan.
Die Rechnung geht an die Budgetnehmerin statt an den Kostenträger, mit Monatsbudget und Budgetstand. Eine E-Rechnung ist dafür nicht nötig.
Wo: Finanzen, Abrechnung, Persönliches Budget.
8 Neuerungen in diesem Monat.
Die Töpfe nach dem SGB XI stehen auf der Rechtslage 2026: Entlastungsbetrag je Monat, gemeinsamer Jahresbetrag für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege. Dazu der Umwandlungsanspruch aus der Pflegesachleistung.
Wo: Finanzen, Abrechnung, § 45b / Alltagshilfe.
Aus Restbudget und hinterlegtem Stundensatz rechnet Lotsana je Topf aus, wie viele Betreuungsstunden noch bezahlt sind. Darunter steht die Summe über alle Töpfe.
Wo: Finanzen, Abrechnung, § 45b / Alltagshilfe.
Die Zeiterfassung geht als Datei ans Lohnbüro, im Format, das euer Büro nutzt. Die Lohnarten stellt ihr selbst ein.
Wo: Finanzen, Lohn-Vorbereitung.
Lotsana schickt nichts an eine KI, solange ihr sie nicht selbst einschaltet. Das Diktat läuft ohnehin auf eurem eigenen Server.
Wo: System, Einstellungen, KI-Assistenz.
Beim Anlegen eines Kontos setzt du den Haken, dass die Person die Grundlagenschulung absolvieren muss. Bis dahin erinnert Lotsana beim Anmelden, und der Fortschritt steht in einer Übersicht.
Wo: Werkzeuge, Schulungen.
Die Tourenplanung rechnet mit Straßenrouting statt mit Luftlinie. Je Tour gibt es einen Link, der die Reihenfolge in Google Maps öffnet. Ohne den kostenlosen Schlüssel von openrouteservice.org rechnet Lotsana weiter mit Luftlinie und sagt das an der Tour.
Wo: Team & Dienst, Tourenplanung.
Fertige Vorlagen für Datenschutz, Behörden, Familien und Pflegekassen stehen bereit. Einen Brief kannst du für später speichern, wieder öffnen und ändern.
Wo: Werkzeuge, Briefe & Vorlagen.
Jedes Konto braucht einen zweiten Faktor beim Anmelden. Wer keinen eingerichtet hat, wird beim nächsten Login dorthin geführt.
Wo: System, Einstellungen, Sicherheit.
Für dieses Arbeitsfeld steht hier noch nichts. Nimm „Alles zeigen“, dann siehst du die ganze Liste.