Die Frage stellt sich jeder Träger, der wechseln will. Hier ist die Gegenüberstellung, die wir uns selbst gewünscht hätten – ohne Anbieter schlechtzureden, aber mit klaren Unterschieden. Und darunter, genauso ehrlich: wann Lotsana (noch) nicht die richtige Wahl ist.
| Lotsana | Klassische Fachsoftware (typisch) | |
|---|---|---|
| Preis | Öffentlich auf der Website: 59 €/Monat bis 5 Nutzer, + 9 € je weiterem Benutzerkonto – Gründungspreis für alle, die bis zum 31.12.2026 starten; er bleibt für diese Träger dauerhaft (danach regulär 89 € + 12 €). Keine Setup-Gebühr. | Meist „Preis auf Anfrage" – Angebot erst nach Vertriebsgespräch. Setup-/Einführungsgebühren von mehreren Tausend Euro sind üblich. |
| Vertrag | Monatlich kündbar. Voller Datenexport jederzeit – du kommst wieder raus. | Häufig 12–36 Monate Mindestlaufzeit; Datenexport beim Ausstieg teils kostenpflichtig oder mühsam. |
| Einführung | Selbst starten: Testzugang, Arbeitsfeld-Assistent plus Einrichtungs-Checkliste, CSV-Import aus der alten Software. Videos & Hilfe direkt im Programm. | Einführungsprojekt mit Schulungstagen (oft kostenpflichtig), Termin-Vorlauf von Wochen bis Monaten. |
| Module & Aufpreise | Alle Module im Preis – auch QM, Dienstplanung, Fördermittel, Wirkungsmessung. Keine Aufpreis-Pakete. | Grundmodul plus kostenpflichtige Zusatzmodule; Pflichtfunktionen stecken teils im „Premium-Paket". |
| IT-Aufwand | Läuft im Browser. Kein Server, keine Installation, keine Wartungsverträge, kein IT-Dienstleister nötig. | Teils Server- oder Terminal-Lösungen mit Installation je Arbeitsplatz und laufenden Wartungskosten. |
| Updates & Gesetze | Automatisch und inklusive – z. B. E-Rechnungspflicht, MiLoG-Nachweise, Statistik § 99. | Updates teils als kostenpflichtige Versionswechsel oder mit Wartungsvertrag. |
| Bedienung | Für Teilzeit- und Quereinsteiger gebaut: „Mein Tag", Diktat statt Tippen, Hilfe-Chat im Programm. | Historisch gewachsene Oberflächen; Einarbeitung neuer Mitarbeiter dauert oft Tage. |
| KI-Unterstützung | Eingebaut: Diktat wird Text, KI formt Berichtsentwürfe – die Fachkraft prüft. Ohne Zusatzkosten fair nutzbar. | Selten vorhanden oder als teures Zusatzmodul. |
| Alltagshilfe § 45a/§ 45b | Eingebaut: Abrechnung des Entlastungsbetrags mit automatischem Topf-Splitting (Entlastungsbetrag + Verhinderungspflege) und Sammelabrechnung je Pflegekasse per Abtretung; fertige Antrags- und Widerspruchsvorlagen – jeder Antrag legt automatisch eine Wiedervorlage an; Online-Grundlagenschulung (8 Lektionen) mit Teilnahmebescheinigung. | Meist nicht abgedeckt – viele Dienste behelfen sich mit Excel oder mit Software, die für ambulante Pflegedienste gedacht ist. |
| Datenschutz | Hosting in Deutschland, AVV inklusive, stündliche verschlüsselte Backups, 2FA. Nachweise für die Prüfung liegen bereit: AVV mit TOM-Anlage, Prüfer-Dossier auf Knopfdruck, Löschkonzept. | Meist ebenfalls DSGVO-konform – Nachweise aber oft erst auf Nachfrage. |
| Support | Direkter Draht zum Team, das die Software baut – Hilfe-Chat im Programm, Antwort per E-Mail. | Ticketsystem/Hotline mit Warteschlange; Entwicklerteam weit weg vom Support. |
„Typisch" heißt: so begegnet es Trägern am Markt häufig – nicht jeder Anbieter macht alles so. Vergleiche im Zweifel konkret: Frag beide Seiten nach Preisliste, Kündigungsfrist und Exportweg, bevor du unterschreibst.
Lotsana ersetzt nicht nur die alte Fachsoftware – auch die kleinen Abos drumherum. Typische Monatspreise vergleichbarer Einzel-Tools:
| Das brauchst du sonst extra | Typischer Preis* | In Lotsana |
|---|---|---|
| Online-Terminbuchung (z. B. Calendly) | ab ~10 €/Monat | inklusive |
| Umfrage-Tool für Eltern-/Mitarbeiterbefragung | ab ~30 €/Monat | inklusive |
| Digitale Unterschriften (z. B. DocuSign) | ab ~25 €/Monat | inklusive |
| Dienstplan-Software | ab ~2–4 €/Mitarbeiter | inklusive |
| Zeiterfassung (MiLoG-konform) | ab ~2–5 €/Mitarbeiter | inklusive |
| Team-Messenger (DSGVO-konform) | ab ~2–5 €/Nutzer | inklusive |
| Diktier-/Transkriptionssoftware | ab ~15 €/Monat | Fair-Use inklusive |
| Kursplattform für interne Mitarbeiter-Schulungen | ab ~30 €/Monat | inklusive (Lernvideos, Fragen, Zertifikat) |
| Zahlungsabgleich & Mahnwesen | Handarbeit (Stunden/Monat) | inklusive |
*Marktübliche Einstiegspreise, Stand Mitte 2026 – je nach Anbieter und Teamgröße abweichend. Schon bei einem kleinen Team kommen so schnell 80–150 € im Monat an Extra-Abos zusammen.
Lieber jetzt fünf ehrliche Sätze als später ein enttäuschter Kunde.
Heimverwaltung mit Belegung, Pflegesätzen und Verpflegung ist nicht unser Fokus. Lotsana ist für ambulante Dienste gebaut.
Werkstatt-Abläufe mit Entgeltsystem bilden wir nicht ab.
Wer hunderte Mitarbeiter, eigene IT-Landschaft und Anbindungen an Konzernsysteme braucht, fährt mit den Großanbietern (noch) besser.
Das elektronische Datenaustauschverfahren (DTA) mit den Pflegekassen ist aktuell nicht enthalten. Die Kostenerstattung nach § 45b (Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege) rechnet Lotsana dagegen ab – per Abtretung als Sammelrechnung je Pflegekasse.
Für ambulante Träger in Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulbegleitung und Alltagshilfe dagegen ist Lotsana genau dafür gebaut – probier es 30 Tage kostenlos.