Die Frage stellt sich jeder Träger, der wechseln will. Hier ist die Gegenüberstellung, die wir uns selbst gewünscht hätten. Ohne Anbieter schlechtzureden, aber mit klaren Unterschieden. Und darunter, genauso ehrlich: wann Lotsana (noch) nicht die richtige Wahl ist.
| Lotsana | Klassische Fachsoftware (typisch) | |
|---|---|---|
| Preis | Öffentlich auf der Website: 59 €/Monat bis 5 Vollkonten, + 9 € je weiterem Vollkonto. Gründungspreis für alle, die bis zum 31.12.2026 starten (danach regulär 89 € + 12 €). Der Preis ist drei Jahre ab Abo-Beginn garantiert. Keine Setup-Gebühr. | Meist „Preis auf Anfrage", Angebot erst nach Vertriebsgespräch. Setup-/Einführungsgebühren von mehreren Tausend Euro sind üblich. |
| Vertrag | Monatlich kündbar. Voller Datenexport jederzeit, du kommst wieder raus. | Häufig 12–36 Monate Mindestlaufzeit; Datenexport beim Ausstieg teils kostenpflichtig oder mühsam. |
| Einführung | Selbst starten: Testzugang, Arbeitsfeld-Assistent plus Einrichtungs-Checkliste, Import aus der alten Software als CSV oder Excel, mit Spalten zuordnen. Hilfe-Videos zur Bedienung direkt im Programm. | Einführungsprojekt mit Schulungstagen (oft kostenpflichtig), Termin-Vorlauf von Wochen bis Monaten. |
| Module & Aufpreise | Alle Module im Preis, auch QM, Dienstplanung, Fördermittel, Wirkungsmessung. Keine Aufpreis-Pakete. | Grundmodul plus kostenpflichtige Zusatzmodule; Pflichtfunktionen stecken teils im „Premium-Paket". |
| IT-Aufwand | Läuft im Browser. Kein Server, keine Installation, keine Wartungsverträge, kein IT-Dienstleister nötig. | Teils Server- oder Terminal-Lösungen mit Installation je Arbeitsplatz und laufenden Wartungskosten. |
| Updates & Gesetze | Automatisch und inklusive, zum Beispiel E-Rechnungspflicht, MiLoG-Nachweise, Statistik § 99. | Updates teils als kostenpflichtige Versionswechsel oder mit Wartungsvertrag. |
| Bedienung | Für Teilzeit- und Quereinsteiger gebaut: „Mein Tag", Diktat statt Tippen, Hilfe-Chat im Programm. | Historisch gewachsene Oberflächen; Einarbeitung neuer Mitarbeiter dauert oft Tage. |
| Diktat | Eingebaut: Diktat wird Text, im Abo enthalten, es läuft auf unserem Server. | Selten vorhanden oder als teures Zusatzmodul. |
| Alltagshilfe § 45a/§ 45b | Eingebaut: Abrechnung des Entlastungsbetrags mit automatischem Topf-Splitting (Entlastungsbetrag + Verhinderungspflege) und Sammelabrechnung je Pflegekasse per Abtretung; fertige Antrags- und Widerspruchsvorlagen, jeder Antrag legt automatisch eine Wiedervorlage an; je Kraft ein Konto für Unterrichtseinheiten und Schulungsnachweise, mit Frist und Erinnerung. Eine Grundlagenschulung von Lotsana ist als eigenes Angebot im Aufbau, nicht im Abo; weitere Informationen folgen. | Meist nicht abgedeckt, viele Dienste behelfen sich mit Excel oder mit Software, die für ambulante Pflegedienste gedacht ist. |
| Datenschutz | Hosting in Deutschland, AVV inklusive, stündliche verschlüsselte Backups, 2FA. Nachweise für die Prüfung liegen bereit: AVV mit TOM-Anlage, Prüfer-Export auf Knopfdruck, Löschkonzept. | Meist ebenfalls DSGVO-konform, Nachweise aber oft erst auf Nachfrage. |
| Support | Direkter Draht zum Team, das die Software baut. Hilfe-Chat im Programm, Antwort per E-Mail. | Ticketsystem/Hotline mit Warteschlange; Entwicklerteam weit weg vom Support. |
„Typisch" heißt: so begegnet es Trägern am Markt häufig, nicht jeder Anbieter macht alles so. Vergleiche im Zweifel konkret: Frag beide Seiten nach Preisliste, Kündigungsfrist und Exportweg, bevor du unterschreibst.
Es gibt die, die zu eurem Arbeitsfeld passt, zu eurer Größe und zu dem, was ihr ausgeben könnt. Wer nach der besten sucht, sucht in Wahrheit nach dem nächsten Schritt. Und der hängt daran, wo ihr gerade steht.
| Wenn das bei euch der Stand ist | dann klärst du das zuerst |
|---|---|
| Ihr arbeitet mit Papier, Word und Excel | Nicht der Funktionsumfang entscheidet, sondern der Einstieg. Frag, wie eure Klientenstammdaten hineinkommen und wie lange eine Fachkraft braucht, bis sie den ersten Eintrag allein schafft. Klientenverwaltung mit Excel: wann es reicht, wann nicht |
| Ihr habt eine Fachsoftware und ärgert euch über den Preis | Der Wechsel ist der teuerste Weg zu einem besseren Preis. Such zuerst die Kündigungsfrist heraus, hol ein zweites Angebot und geh damit zum jetzigen Anbieter. Erst wenn das nichts bringt, lohnt der Umzug. |
| Ihr wechselt, weil die Dokumentation zu lange dauert | Lass dir den Ablauf mit einem echten Fall vorführen, nicht mit einem Demo-Klienten. Und lass die Person klicken, die später damit arbeitet. Eine Vorführung durch den Vertrieb sagt nichts über den Dienstagnachmittag. |
| Ihr steht vor einer Prüfung oder einem Audit | Frag nach Änderungsprotokoll, Löschkonzept, Vertraulichkeit nach § 65 SGB VIII und der Trägerstatistik nach § 99 SGB VIII, bevor ihr über Bedienkomfort redet. Lass dir zeigen, wie ein geänderter Eintrag im Protokoll aussieht. |
| Ihr gründet gerade | Ihr braucht zuerst Leistungsvereinbarung, Nachweise und Abrechnung, nicht das größte Modulpaket. Und ihr braucht eine monatliche Kündbarkeit, solange noch offen ist, wie groß ihr werdet. Träger gründen |
| Ihr seid ein großer Verbund mit eigener IT | Dann sind die etablierten Anbieter in aller Regel die richtige Adresse, und der Vergleich hier hilft euch wenig. Was trotzdem gilt: Exportweg und Kündigungsfrist vorher schriftlich klären. |
Wer es für die Eingliederungshilfe genauer will, findet die sieben Kriterien ausführlich im Ratgeber: Software für die Eingliederungshilfe vergleichen. Und wenn der Umzug ansteht: bekommst du deine alten Daten heraus?
Preisliste, Kündigungsfrist, Exportweg: Das fragst du jeden Anbieter, auch uns. Damit dabei nichts untergeht, gibt es die zehn Fragen aus dem Infopaket als Checkliste mit Ankreuzspalte. Zwei Seiten, anbieterneutral, einmal je Anbieter ausdrucken.
PDF, zwei Seiten. Jede Frage mit dem Hinweis, worauf du bei der Antwort achtest, dazu Platz für Antwort und Beleg.
Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Checkliste kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Der Haken ist Pflicht, weil wir das Blatt gegen deine Adresse und die Erlaubnis herausgeben, dir zu schreiben. Eine feste Mail-Serie hängt nicht daran. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.
Kostenlos, anbieterneutral, keine Rechtsberatung. Stand: 3. September 2026.
Lotsana ersetzt die alte Fachsoftware und die kleinen Abos drumherum. Typische Monatspreise vergleichbarer Einzel-Tools:
| Das brauchst du sonst extra | Typischer Preis* | In Lotsana |
|---|---|---|
| Online-Terminbuchung (z. B. Calendly) | ab ~10 €/Monat | inklusive |
| Umfrage-Tool für Eltern-/Mitarbeiterbefragung | ab ~30 €/Monat | inklusive |
| Digitale Unterschriften (z. B. DocuSign) | ab ~25 €/Monat | inklusive |
| Dienstplan-Software | ab ~2–4 €/Mitarbeiter | inklusive |
| Zeiterfassung (MiLoG-konform) | ab ~2–5 €/Mitarbeiter | inklusive |
| Team-Messenger (DSGVO-konform) | ab ~2–5 €/Nutzer | inklusive |
| Diktier-/Transkriptionssoftware | ab ~15 €/Monat | Fair-Use inklusive |
| Zahlungsabgleich & Mahnwesen | Handarbeit (Stunden/Monat) | inklusive |
*Marktübliche Einstiegspreise, Stand Mitte 2026, je nach Anbieter und Teamgröße abweichend. Schon bei einem kleinen Team kommen so schnell 80–150 € im Monat an Extra-Abos zusammen.
Lotsana ist neu. Es gibt keine Referenzliste, keine Kundenstimmen und keine Bewertungen, auf die wir zeigen könnten. Wer dir an dieser Stelle zehn Zitate hinstellt, hat sie sich meistens ausgedacht.
Alles ohne Gespräch mit uns
Vier Fragen an jeden Referenzkunden
An Funktionen fehlt es dann selten. Die alte Software kann oft mehr, als ihr braucht. Nur muss man das, was jeden Tag gebraucht wird, darin erst suchen. Und wer neu dazukommt, muss sich alles zeigen lassen.
Für euch als Leitung ist das keine Frage des Geschmacks. Eine Software entlastet nur, wenn das Team sie auch benutzt.
Wird sie umgangen, entsteht die Doku auf Papier oder in Word und wird später abgetippt. Oder sie fällt kürzer aus, als sie müsste. Spätestens wenn der Bericht fürs Amt oder der Nachweis für den Kostenträger fällig ist, merkt ihr das.
Wenn ihr nach einer einfacheren Software sucht, stell beim Vergleich zuerst diese Frage: Schreiben eure Leute am Ende eines Dienstes ihre Dokumentation darin, auch wenn niemand danebensteht?
Wer den Zugang einrichtet, wird nach dem ersten Anmelden gefragt: Was macht euer Träger? Mehrere Arbeitsfelder lassen sich anklicken. Danach sind die Module für eure Arbeitsfelder an und eine Grundausstattung, die von Kalender und Dokumenten bis Arbeitszeit und Auswertungen reicht. Der Rest bleibt aus, bis ihr ihn zuschaltet.
Wer sich in keinem Arbeitsfeld wiederfindet, wählt „Passt nichts davon“ und startet nur mit der Grundausstattung.
Klienten, Dokumentation und Kostenträger bleiben immer an. Jedes andere Modul schaltet ihr unter Einstellungen → Module ab oder wieder zu. Was aus ist, lässt sich danach nicht mehr aufrufen.
Eine Fachkraft sieht in der Grundeinstellung weder Abrechnung noch Personal noch die Einstellungen. Welche Rolle welche Bereiche sehen darf, stellt ihr unter Einstellungen → Konten & Rollen ein, auf Wunsch auch für eine einzelne Person.
Ob euer Team damit gern arbeitet, kann diese Seite nicht versprechen. Das zeigt erst der Test mit den Leuten, die später darin schreiben. Wie ihr das Team bei der Einführung mitnehmt, steht mit einem Plan für acht Wochen im Ratgeber zur Software-Einführung.
Wer nach einer Alternative sucht, hat meistens schon ein System und ein konkretes Ärgernis. Vier Wege stehen offen, und der Wechsel ist nicht immer der beste.
Wenn nur der Preis stört, ist der Umzug der teuerste Weg zu einem besseren Preis. Kündigungsfrist raussuchen, ein zweites Angebot holen, damit zum Anbieter gehen. Das wirkt öfter, als man denkt, und kostet euch zwei Nachmittage statt eines halben Jahres.
Bei hunderten Mitarbeitern, eigener IT und Anbindungen an Konzernsysteme seid ihr dort besser aufgehoben. Rechnet mit Einführungsprojekt, Schulungstagen und Wochen bis Monaten Vorlauf. Fragt vorher nach der Setup-Gebühr und danach, was ein Versionswechsel kostet.
Pflegesoftware, Praxissoftware oder ein Vertriebssystem lassen sich biegen, und für den Anfang reicht das oft. Bis zur ersten Prüfung. Was dann fehlt, ist meistens dasselbe: Vertraulichkeit nach § 65 SGB VIII, der Nachweis in der Form, die der Kostenträger will, und die Trägerstatistik.
Dafür ist Lotsana gebaut: selbst starten statt Einführungsprojekt, Preis auf der Website, monatlich kündbar, alle Module drin. Wo das nicht passt, steht direkt darunter, und zwar bevor du dich anmeldest.
Lieber jetzt fünf ehrliche Sätze als später ein enttäuschter Kunde.
Die bilden wir nicht ab, und die existenzsichernden Leistungen nach der Trennung der Leistungen rechnen wir auch nicht ab. Nach Tagessatz rechnen wir dagegen ab, auch für Wohngruppen und Kurzzeitwohnen.
Werkstatt-Abläufe mit Entgeltsystem bilden wir nicht ab.
Wer hunderte Mitarbeiter, eigene IT-Landschaft und Anbindungen an Konzernsysteme braucht, fährt mit den Großanbietern (noch) besser.
Das elektronische Datenaustauschverfahren (DTA) mit den Pflegekassen ist aktuell nicht enthalten. Die Kostenerstattung nach § 45b (Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege) rechnet Lotsana dagegen ab, per Abtretung als Sammelrechnung je Pflegekasse.
Für ambulante Träger in Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulbegleitung und Alltagshilfe dagegen ist Lotsana genau dafür gebaut. probier es 30 Tage kostenlos.
Allgemein lässt sich das nicht beantworten, und wer es beantwortet, verkauft dir etwas. Beantworten lässt sich, welche Software zu eurem Arbeitsfeld, eurer Größe und eurem Budget passt. Der Weg dahin führt über eure Lage: Wer von Excel kommt, achtet auf etwas anderes als ein Träger, der wegen des Preises wechselt. Die Tabelle weiter oben sortiert das, die Checkliste macht die Antworten der Anbieter vergleichbar.
Öffentliche Erfahrungsberichte sind in dieser Branche selten, weil Träger ungern über ihre Verwaltung reden. Verlass dich deshalb weniger auf Bewertungen als auf drei Dinge: einen Testzugang mit euren eigenen Fällen, eine schriftliche Preisliste und ein Gespräch mit einem Referenzkunden, den du selbst aussuchst. Lotsana ist neu und hat noch keine Referenzliste. Was du prüfen kannst, sind 30 Testtage ohne Zahlungsdaten.
Es gibt vier Wege: beim Anbieter bleiben und nachverhandeln, zu einem großen Anbieter wechseln, Software aus einem anderen Feld biegen oder ein System nehmen, das für ambulante soziale Träger gebaut ist. Welcher Weg passt, hängt an eurer Größe und daran, was euch am jetzigen System konkret stört. Nur der Preis ist selten ein guter Grund für einen Wechsel, dafür ist der Umzug zu teuer.
Das kommt darauf an, woran es liegt. Fehlt nur eine Einweisung, frag zuerst beim jetzigen Anbieter nach. Dasselbe gilt, wenn Bereiche an sind, die bei euch keiner braucht. Liegt es an der Software selbst, teste die neue mit denen, die sie später benutzen. Entscheidend ist, wie viele Klicks ein Eintrag braucht, ob jemand ohne Einweisung zurechtkommt und was eine Fachkraft mit ihrer Rolle zu sehen bekommt. Mehr dazu steht oben im Abschnitt „Wenn das Team nicht gern mit der Software arbeitet“.
Die Klienten-Stammdaten wandern per Import, als CSV oder als Excel-Mappe; heißen eure Spalten anders, ordnet ihr sie im Assistenten zu. Kostenträger und Bewilligungen gehen denselben Weg, dort mit einer Vorschau vor dem Lauf. Das ist eine Sache von Minuten bis Stunden. Was Zeit kostet, ist die Entscheidung, was aus der Alt-Historie mitkommt. Wir schauen vorab gemeinsam in einen Beispiel-Export und sagen dir vorher, was übernommen wird und was nicht. Ausführlich steht das im Ratgeber Software wechseln: bekommst du deine alten Daten heraus? In welcher Reihenfolge du mit Lotsana anfängst, steht auf der Seite Umstieg aus der alten Software.