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Software für die Eingliederungshilfe in Bayern: Rechtsrahmen für Träger

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Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

In Bayern führt fast jeder Weg über einen der sieben Bezirke: Sie sind die Träger der Eingliederungshilfe — als dritte kommunale Ebene, die es nur in Bayern gibt. Dazu kommen ein junger Rahmenvertrag, der noch im Übergangsmodus läuft, bis zu 96 Jugendämter und eine E-Rechnung ganz ohne Landesportal. Was das konkret bedeutet, sortiert diese Seite: für Träger, die in Bayern arbeiten oder gründen.

Stand: Juli 2026 (alle Quellen abgerufen am 16.07.2026, verlinkt am Seitenende; Gesetzes- und Vertragsstände — AGSG-Fassung, Rahmenvertrag samt Übergangsregime, Pooling-Empfehlungen — zuletzt geprüft am 17.07.2026). Diese Seite ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung — verbindlich sind die Angaben der zuständigen Behörde und die jeweils geltenden Gesetzes- und Vertragstexte.

Direkt zu: Die 7 Bezirke · Rahmenvertrag § 131 · Schulbegleitung · Betriebserlaubnis · BayKiBiG · E-Rechnung · Alltagshilfe (AVSG) · FAQ

Die 7 Bezirke: Welcher ist euer Kostenträger?

Art. 66d Abs. 1 AGSG sagt es in einem Satz: „Träger der Eingliederungshilfe sind die Bezirke.“ Die sieben Bezirke — Oberbayern, Niederbayern, Oberpfalz, Oberfranken, Mittelfranken, Unterfranken und Schwaben — sind für ambulante, teilstationäre und stationäre Leistungen der Eingliederungshilfe zuständig, und daran hat auch das BTHG nichts geändert (umgesetzt über das BayTHG I, in Kraft seit 17.01.2018, und das BayTHG II, in Kraft seit 01.01.2020 — beides Änderungsgesetze zum AGSG). Die Dimension dahinter: 2022 waren es nach Angaben des Bayerischen Bezirketags rund 124.000 Leistungsberechtigte und über 3,4 Mrd. € — von einem Gesamthaushalt der Bezirke, der 2023 bei 6,5 Mrd. € lag und zu über 93 % in soziale Leistungen floss.

Die Zuordnung ist dabei erfreulich einfach — und trotzdem erklärt sie kaum jemand: Bezirk und Regierungsbezirk haben dasselbe Gebiet. Liegt euer Landkreis oder eure kreisfreie Stadt im Regierungsbezirk Schwaben, ist der Bezirk Schwaben euer Kostenträger — dieselbe Regel gilt für alle 71 Landkreise und 25 kreisfreien Städte Bayerns. Die zuständige Stelle samt Kontakt findet ihr auch per PLZ über den Behördenfinder auf der Eingliederungshilfe-Seite des BayernPortals.

BezirkSitz der VerwaltungWeb
OberbayernMünchenbezirk-oberbayern.de
NiederbayernLandshutbezirk-niederbayern.de
OberpfalzRegensburgbezirk-oberpfalz.de
OberfrankenBayreuthbezirk-oberfranken.de
MittelfrankenAnsbachbezirk-mittelfranken.de
UnterfrankenWürzburgbezirk-unterfranken.de
SchwabenAugsburgbezirk-schwaben.de

Bezirk oder Regierung? Die Verwechslungsfalle

Nicht verwechseln: Der Bezirk ist eine kommunale Gebietskörperschaft mit gewähltem Bezirkstag — die dritte kommunale Ebene über Gemeinden und Landkreisen, die es so nur in Bayern gibt. Die Regierung (z. B. „Regierung von Oberfranken“) ist dagegen eine staatliche Mittelbehörde des Freistaats. Beide decken exakt dasselbe Gebiet ab, sind aber völlig verschiedene Institutionen: Der Bezirk ist euer Kostenträger in der Eingliederungshilfe, die Regierung erteilt z. B. Betriebserlaubnisse. Der Bezirk Oberfranken weist selbst darauf hin, dass Bezirk und Regierung zwar den gleichen örtlichen Wirkungskreis haben, ihre Stellung im Staatsaufbau aber grundverschieden ist.

Eine Zuständigkeits-Nuance gehört noch ins Gesamtbild: Der Bezirk ist nicht für alles Kostenträger. Für Eingliederungshilfe bei (drohender) seelischer Behinderung von Kindern und Jugendlichen sind die örtlichen Jugendämter zuständig (§ 35a SGB VIII) — und davon gibt es in Bayern laut ZBFS-Bayerischem Landesjugendamt 96, passend zu den 96 Gebietskörperschaften. Was das für Schulbegleitdienste heißt, steht weiter unten.

Rahmenvertrag § 131 SGB IX in Bayern: seit 01.07.2023 — und noch im Übergangsmodus

Der bayerische Rahmenvertrag nach § 131 SGB IX gilt seit dem 1. Juli 2023 (unterzeichnet im August 2023) — verhandelt in mehr als drei Jahren zwischen den Bezirken als Kostenträgern und den Verbänden der Leistungserbringer, unter Mitwirkung der LAG SELBSTHILFE Bayern als maßgeblicher Interessenvertretung. Bei Konflikten um Vereinbarungen entscheidet die Schiedsstelle nach § 41a AVSG bei der Regierung von Niederbayern. Wie die Rahmenverträge der anderen Länder aussehen, zeigt unsere Übersicht der Landesrahmenverträge aller 16 Bundesländer.

Die für die Praxis wichtigste Nachricht steht aber selten dabei: Der Rahmenvertrag wird erst schrittweise mit Leben gefüllt. Eine Rahmenleistungsvereinbarung gibt es bisher nur für den Arbeitsbereich der Werkstätten (in Kraft ebenfalls seit 01.07.2023). Für alle übrigen Leistungsbereiche gelten übergangsweise die bisherigen bayerischen Rahmenverträge weiter — teil-/stationär vom 15.05.2004, ambulant vom 11.11.2008 (beide noch aus der SGB-XII-Welt). Ein ambulanter Dienst arbeitet 2026 also faktisch noch mit der Vertragswelt von 2008. Eure konkrete Leistungs- und Vergütungsvereinbarung schließt ihr weiterhin mit eurem Bezirk — wie das beim ersten Mal läuft, führt der Ratgeber Deine erste Leistungsvereinbarung durch.

Zur Vergütung: Die vereinbart ihr je Leistung mit eurem Kostenträger (Bezirk bzw. Jugendamt). Der Rahmenvertrag liefert dafür landesweit einheitliche Kalkulationsgrundlagen — u. a. zur Netto-Jahresarbeitszeit und mit Pauschalen für Fortbildung und Supervision (Anlagen zum Vertragstext). Konkrete Sätze nennen wir hier bewusst nicht: Sie sind trägerindividuell und ändern sich.

Bedarfsermittlung mit BIBay (seit 01.08.2023)

Parallel zum Rahmenvertrag hat Bayern die Bedarfsermittlung vereinheitlicht: Seit dem 1. August 2023 ermitteln die Bezirke Bedarfe mit dem BIBay (Bedarfsermittlungsinstrument Bayern), entwickelt von der Arbeitsgruppe 99 unter Vorsitz des Bayerischen Bezirketags. Für Träger heißt das: Teilhabeziele und Leistungsdokumentation sollten die Sprache des Instruments sprechen — was ein Bedarfsermittlungsinstrument ist und wie ihr damit arbeitet, erklärt das Glossar.

Schulbegleitung in Bayern: Bezirk oder Jugendamt?

Bei der Schulbegleitung zeigt sich die bayerische Doppelstruktur am deutlichsten. Nach dem Schuleintritt entscheidet die Behinderungsform über den Kostenträger (Stand: Juli 2026) — Rechtsgrundlage auf der Bezirksseite ist § 112 SGB IX (Leistungen zur Teilhabe an Bildung):

KonstellationKostenträgerGrundlage
(drohende) körperliche und/oder geistige BehinderungBezirk (Regel- und Förderschulen)§ 112 SGB IX
(drohende) seelische Behinderungörtliches Jugendamt§ 35a SGB VIII; Abgrenzung nach § 10 Abs. 4 SGB VIII

Der Bezirk vereinbart Umfang und Aufgaben der Schulbegleitung individuell je Kind — beim Bezirk Oberbayern etwa über den sozialpädagogisch-medizinischen Dienst; der Bezirk stellt dabei klar, dass Schulbegleitungen keine Zweitlehrkräfte sind. Wer für beide Gruppen arbeitet, hat zwei Kostenträger-Welten mit eigenen Antragswegen, Bewilligungen und Abrechnungslogiken — oft an derselben Schule. Und zur Vergütung gilt das oben Gesagte: je Leistung mit dem Kostenträger vereinbaren; landesweit einheitliche Sätze gibt es nicht, nur einheitliche Kalkulationsgrundlagen. Wie die Zuständigkeit in den anderen Ländern geregelt ist, zeigt der Ratgeber Wer zahlt Schulbegleitung? Alle 16 Länder; was Lotsana für Schulbegleitdienste kann, die Seite Software für Schulbegleitung.

Pooling in Bayern (Stand 2025/26)

Rechtlich möglich ist Pooling — eine Begleitkraft für mehrere Kinder — über § 112 Abs. 4 SGB IX. Neu ist die bayerische Handreichung dazu: Am 12. März 2025 haben der Bayerische Bezirketag und das Kultusministerium gemeinsame Empfehlungen zum „Pooling von Schulbegleitungen nach dem SGB IX an Förderschulen“ veröffentlicht (Link in den Quellen). Bevor ihr Poolmodelle kalkuliert: Empfehlungen lesen und das konkrete Modell mit eurem Kostenträger klären — verbindliche landesweite Vorgaben sind sie nicht, und ein vorgegebenes Modell zur Finanzierung von Schulbegleiterpools gibt es laut den Empfehlungen bisher nicht; die Modalitäten werden vor Ort zwischen den Beteiligten vereinbart.

Ausblick „inklusive Lösung“: Ab 2028 soll die Zuständigkeit für alle Kinder und Jugendlichen im SGB VIII zusammengeführt werden (IKJHG, Quellen unten) — das würde gerade die bayerische Aufteilung Bezirk/Jugendamt neu ordnen. Das Bundes-Gesetzgebungsverfahren läuft noch (Stand: Juli 2026); den aktuellen Stand verfolgt unser SGB-VIII-Reform-Radar.

Betriebserlaubnis & Aufsicht: Regierungen, Kreisverwaltungsbehörden — und die Rolle des ZBFS

Hier lohnt Genauigkeit, denn eine verbreitete Annahme stimmt nicht: Das ZBFS erteilt keine Betriebserlaubnis. Die Zuständigkeiten sind ein Dreieck (Stand: Juli 2026):

Und braucht ein rein ambulanter Dienst überhaupt eine Betriebserlaubnis? In der Regel nein: Erlaubnispflichtig nach § 45 SGB VIII ist der Betrieb einer Einrichtung im Sinne des § 45a SGB VIII — also ortsgebundene Betreuung oder Unterkunftsgewährung mit entsprechendem Zuschnitt. Rein ambulante Angebote wie Schulbegleitung oder ambulante EGH-Assistenz fallen üblicherweise nicht darunter. Das folgt allerdings aus dem Bundesrecht — eine eigene bayerische Behördenaussage dazu haben wir nicht gefunden. Grenzfälle deshalb vor dem Start mit der zuständigen Regierung klären; das BLJA berät. Den bundesweiten Gründungsweg von Rechtsform bis Finanzierung beschreibt unsere Seite Träger gründen.

Kita-Assistenz & frühe Förderung: BayKiBiG

Bildung und Betreuung in Kindertageseinrichtungen regelt in Bayern das BayKiBiG (Bayerisches Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz) — inklusive der eben beschriebenen Zuständigkeit für die Kita-Betriebserlaubnis (Art. 29 BayKiBiG: Kreisverwaltungsbehörde, bei kommunalen Kitas die Regierung). Für Dienste, die Kinder mit Behinderung in der Kita begleiten, gilt dieselbe Kostenträger-Logik wie bei der Schulbegleitung: Bezirk oder Jugendamt, je nach Behinderungsform. Was Lotsana für solche Dienste kann, zeigt die Seite Software für Kita-Assistenz.

E-Rechnung in Bayern: dezentral statt Landesportal

Bayern gehört zu den Ländern ohne zentrales E-Rechnungs-Eingangsportal: Rechnungen gehen dezentral direkt an den jeweiligen Empfänger — per E-Mail-Postfach, Webformular oder Upload, je nachdem, was die Behörde anbietet. Annahmepflichtig sind bayerische Behörden seit dem 18.04.2020 (Art. 18 BayDiG, § 8 BayDiV). Eine Pflicht für euch als Rechnungssteller, elektronisch zu fakturieren, kennt das bayerische Landesrecht dagegen nicht (Stand: Juli 2026). Standard ist die XRechnung; ob euer Kostenträger auch ZUGFeRD oder PDF akzeptiert, klärt ihr mit ihm.

Auch die Leitweg-ID läuft dezentral: Bayern hat keine zentrale Vergabestelle — jeder Rechnungsempfänger erzeugt und verwaltet seine Leitweg-ID selbst und teilt sie mit. Für Träger mit mehreren Kostenträgern (Bezirk plus mehrere Jugendämter plus Kommunen) heißt das: Stammdaten pflegen statt Portal-Login. Die Mini-Anleitung:

Wie ihr eine XRechnung erzeugt und was hineingehört, erklärt der Ratgeber XRechnung in der Jugend- und Eingliederungshilfe.

Alltagshilfe: Anerkennung durch das Landesamt für Pflege (AVSG §§ 80–82)

Für Angebote zur Unterstützung im Alltag (§ 45a SGB XI) hat Bayern einen eigenen Weg: Zuständig für die Anerkennung ist das Bayerische Landesamt für Pflege (LfP) (§ 80 AVSG). Anerkennungsfähig sind nach § 81 AVSG u. a. Betreuungsgruppen, Helferkreise, Tagesbetreuung in Privathaushalten, Alltagsbegleiter, haushaltsnahe Dienstleistungen und familienentlastende Dienste. Die Voraussetzungen des § 82 AVSG in Kurzform: ein regelmäßiges, verlässliches und auf Dauer angelegtes Angebot, fachlich angemessene Betreuung unter Leitung einer geeigneten Fachkraft, zielgruppen- und tätigkeitsgerecht qualifizierte oder angemessen geschulte und laufend fortgebildete, angeleitete und unterstützte Kräfte, ein Konzept zur Qualitätssicherung sowie Versicherungsschutz.

Beim Schulungsumfang ist Bayern differenzierter, als oft behauptet wird: Einen festen UE-Wert für Helfende bei Trägern nennt die Verordnung nicht — das LfP stellt als Standard ein Schulungskonzept mit 30 Unterrichtseinheiten bereit. Die bekannte 8-UE-Basisschulung gilt dagegen nur für ehrenamtliche Einzelhelfer, die sich bei den Fachstellen für Demenz und Pflege registrieren. Und selbständige Einzelpersonen können nur für Alltagsbegleiter- und haushaltsnahe Leistungen anerkannt werden (§ 82 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 AVSG) — und nur, wenn sie selbst „geeignete Fachkraft“ sind. Was Alltagshilfen software-seitig brauchen — Entlastungsbetrag, Abrechnung je Pflegekasse, Schulungsnachweise — zeigt unsere Seite Software für Alltagshilfen.

Wie Lotsana bayerischen Trägern hilft

Der rote Faden dieser Seite: In Bayern ist die Zuordnung zum Bezirk einfach — aber dahinter warten viele Gegenstellen mit eigenen Regeln. Genau da setzt Lotsana an, ohne Verkaufsprosa:

Mehr zum Arbeitsfeld insgesamt: Software für die Eingliederungshilfe.

Ob Bezirk, Jugendamt oder Pflegekasse: Am Ende zählen saubere Doku, belegbare Stunden und eine Rechnung, die beim richtigen Empfänger ankommt. Genau dafür ist Lotsana gebaut — mit persönlicher Hilfe beim Einrichten. Geführt starten: 30 Tage kostenlos.

Häufige Fragen

Welcher Bezirk ist für uns zuständig?

Die Zuordnung ist in Bayern einfach: Bezirk und Regierungsbezirk haben dasselbe Gebiet. Liegt euer Landkreis oder eure kreisfreie Stadt im Regierungsbezirk Schwaben, ist der Bezirk Schwaben euer Träger der Eingliederungshilfe — entsprechend für die anderen sechs Bezirke. Nicht verwechseln: Der Bezirk (kommunale Gebietskörperschaft mit gewähltem Bezirkstag, euer Kostenträger) ist etwas anderes als die Regierung (staatliche Mittelbehörde, erteilt z. B. Betriebserlaubnisse). Und eine Ausnahme gibt es: Für Eingliederungshilfe bei (drohender) seelischer Behinderung von Kindern und Jugendlichen ist nicht der Bezirk, sondern das örtliche Jugendamt zuständig (§ 35a SGB VIII).

Bezirk oder Jugendamt — wer zahlt Schulbegleitung in Bayern?

Die Behinderungsform entscheidet (Stand: Juli 2026): Bei (drohender) körperlicher und/oder geistiger Behinderung ist der Bezirk zuständig — Rechtsgrundlage ist § 112 SGB IX (Leistungen zur Teilhabe an Bildung). Bei (drohender) seelischer Behinderung zahlt das örtliche Jugendamt (§ 35a SGB VIII; Abgrenzung nach § 10 Abs. 4 SGB VIII). Wer Schulbegleitung für beide Gruppen anbietet, arbeitet also mit zwei Kostenträger-Welten — oft an derselben Schule.

Seit wann gilt der Rahmenvertrag § 131 SGB IX in Bayern — und was gilt für ambulante Dienste?

Der bayerische Rahmenvertrag nach § 131 SGB IX gilt seit dem 1. Juli 2023 (unterzeichnet im August 2023). Er wird aber schrittweise mit Leben gefüllt: Eine Rahmenleistungsvereinbarung gibt es bisher nur für den Arbeitsbereich der Werkstätten. Für die übrigen Leistungsbereiche gelten übergangsweise die bisherigen bayerischen Rahmenverträge weiter — teil-/stationär vom 15.05.2004, ambulant vom 11.11.2008. Ein ambulanter Dienst arbeitet 2026 also faktisch noch mit der Vertragswelt von 2008; die konkrete Leistungs- und Vergütungsvereinbarung schließt ihr weiterhin mit eurem Bezirk.

Braucht meine XRechnung in Bayern eine Leitweg-ID, obwohl es kein Landesportal gibt?

Ja — für XRechnungen braucht ihr die Leitweg-ID bzw. Käuferreferenz des Empfängers. Bayern vergibt Leitweg-IDs aber nicht zentral: Euer Kostenträger erzeugt und verwaltet seine Leitweg-ID selbst und teilt sie euch mit. Fragt deshalb je Kostenträger zwei Dinge ab, bevor die erste Rechnung rausgeht: die Leitweg-ID/Käuferreferenz und den gewünschten Zustellweg (E-Mail-Postfach, Upload-Formular oder anderes).

Wer erteilt die Betriebserlaubnis in Bayern?

Die Betriebserlaubnis nach §§ 45–48a SGB VIII erteilen in Bayern die Regierungen (Art. 45 AGSG). Für Kitas erteilt die Kreisverwaltungsbehörde die Betriebserlaubnis — außer die Kita wird von einer kreisfreien Gemeinde oder einem Landkreis selbst betrieben, dann ist die Regierung zuständig (Art. 29 BayKiBiG). Das ZBFS-Bayerisches Landesjugendamt entwickelt landesweite Standards und Empfehlungen und berät — erteilt aber selbst keine Betriebserlaubnis.

Quellen (Primärquellen, abgerufen 16.07.2026)

Stand: 17. Juli 2026. Diese Seite ist ein Informationsangebot der Lotsana — eine Arbeitshilfe, die keine Rechtsberatung ersetzt; verbindlich sind die Angaben der zuständigen Behörde (Bezirk, Jugendamt, Regierung, ZBFS-Bayerisches Landesjugendamt, Kreisverwaltungsbehörde, Landesamt für Pflege) sowie die jeweils geltenden Gesetzes- und Vertragstexte. Kontaktdaten, Leitweg-IDs und Vertragsstände können sich ändern — wir prüfen diese Seite halbjährlich. Hinweise auf Änderungen: kontakt@lotsana.de. Angaben ohne Gewähr.