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Software für die Eingliederungshilfe in Hamburg: Rechtsrahmen für Träger

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Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Hamburg ist das Gegenteil von Träger-Wirrwarr: Als Stadtstaat ist die Freie und Hansestadt selbst alleinige Trägerin der Eingliederungshilfe — ein Vertragspartner, eine Vertragskommission, ein Anlagenwerk. Die Komplexität sitzt woanders: in laufend aktualisierten Vertragsanlagen, digitaler Pflicht-Infrastruktur, einer Schulbegleitung, die gar nicht übers SGB IX läuft, und einer E-Rechnungspflicht für Auftragnehmer der Stadt. Diese Seite sortiert das — für Träger, die in Hamburg arbeiten oder gründen.

Stand: Juli 2026 (alle Quellen abgerufen am 17.07.2026, verlinkt am Seitenende). Diese Seite ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung — verbindlich sind die Angaben der zuständigen Behörde und die jeweils geltenden Gesetzes- und Vertragstexte.

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Eingliederungshilfe in Hamburg: ein Träger, ein Vertrag

In Hamburg gibt es genau einen Träger der Eingliederungshilfe: die Freie und Hansestadt Hamburg selbst (§ 1 AG SGB IX, dem Hamburger Ausführungsgesetz von 2018). Die Unterscheidung zwischen örtlichem und überörtlichem Träger, die euch in Flächenländern beschäftigt — in NRW etwa die Frage „LVR oder LWL?“ — entfällt komplett. Kein Verbände-Dualismus, keine Gebietszuordnung, keine Zuständigkeitstabelle mit 53 Zeilen.

Seit 2024 bündelt das Zentrum für Teilhabe (ZfT) die Durchführung: das Fachamt Eingliederungshilfe (hamburgweit zuständig, organisatorisch beim Bezirksamt Wandsbek angesiedelt), die Leistungen des Versorgungs- und Integrationsamts und der Bereich Drogen und Sucht. Für euch als Träger heißt das: ein Vertragspartner — das Vertragsmanagement Eingliederungshilfe der Sozialbehörde (amtlich heißt sie seit dem 01.07.2025 Behörde für Gesundheit, Soziales und Integration; der Kurzname Sozialbehörde bleibt gebräuchlich).

Eine Verwechslung lohnt es früh auszuräumen: Die sieben Bezirksämter sind nicht sieben Eingliederungshilfe-Träger. Bei EGH-Leistungen für Erwachsene spielen sie seit der Bündelung im ZfT praktisch keine Rolle mehr. Als Jugendämter (Fachämter Jugend- und Familienhilfe) bleiben sie aber zuständig — für Hilfen zur Erziehung und für die Eingliederungshilfe bei (drohender) seelischer Behinderung nach § 35a SGB VIII.

Der Landesrahmenvertrag § 131 SGB IX — seit dem 19.12.2018

LRV ist nicht gleich LRV: drei Verträge, die ständig verwechselt werden

Wer „Landesrahmenvertrag Hamburg“ sucht, landet meist bei der Kita — dabei gibt es drei verschiedene Rahmenverträge, die nichts miteinander zu tun haben:

VertragFür wenRechtsgrundlage
LRV Eingliederungshilfe (19.12.2018)Leistungserbringer der Eingliederungshilfe — um den geht es auf dieser Seite§ 131 SGB IX
Landesrahmenvertrag „Kinderbetreuung in Tageseinrichtungen“Kita-Träger im Kita-Gutschein-SystemKibeG
Landesrahmenvertrag GBSJugendhilfeträger in Kooperation mit Schulen (ganztägige Bildung und Betreuung)Kooperation Schule/Jugendhilfe

Hamburg hat seinen Landesrahmenvertrag nach § 131 SGB IX schon am 19.12.2018 geschlossen — als eines der ersten Länder. Vertragsparteien sind die Stadt — 2018 noch vertreten durch die damalige Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration (BASFI) — und die Vereinigungen der Leistungserbringer; die Interessenvertretungen der Menschen mit Behinderungen wirken nach § 131 Abs. 2 SGB IX mit.

Alt ist der Vertrag deshalb nicht: Die Vertragskommission — besetzt von Stadt und Leistungserbringer-Vereinigungen, mit beratender Mitwirkung der LAG; ihre Geschäftsordnung ist Anlage 6 des LRV — entwickelt ihn laufend weiter. Das Ergebnis sieht man am Anlagenwerk: Fast alle Anlagen — von den Kostenarten (Anlage 1) über das Clearingverfahren und die Leistungspauschalen (Anlage 2), die Mustervereinbarungen je Leistungstyp (Anlage 3.1) und den QSB-Leitfaden (Anlage 3.3) bis zur Verfahrensvereinbarung (Anlage 5) — tragen den Stand 15.09.2025, die Positivliste (Anlage 3.5) sogar 01.01.2026. Vor Verhandlungen also immer den aktuellen Anlagenstand auf hamburg.de prüfen. Wie die Rahmenverträge der anderen Länder aussehen, zeigt unsere Übersicht der Landesrahmenverträge aller 16 Bundesländer.

Leistungspauschalen statt Fachleistungsstunden: die Hamburger Vergütungslogik

Hamburg ist Pauschalen-Land. Der LRV vergütet über Leistungspauschalen und Maßnahmenpauschalen — nicht über Fachleistungsstunden. Die Kalkulationsgrundlagen regeln der Vertragstext und Anlage 2 (Clearingverfahren und Leistungspauschalen); konkrete Entgeltsätze stehen in der Anlage „Entgeltvereinbarungen“ (Stand 15.09.2025) — sie ändern sich, deshalb nennen wir hier bewusst keine Zahlen.

Das ist ein echter Systemunterschied: Wo NRW ambulante Assistenz über zeitbasierte Stundensätze vergütet — die klassische Fachleistungsstunde —, rechnet Hamburg pauschal. Wer als Träger in Hamburg und im Umland (Schleswig-Holstein, Niedersachsen) arbeitet, lebt in beiden Welten gleichzeitig und braucht eine Abrechnung, die beides kann.

Der Weg zur eigenen Vereinbarung läuft über die §§ 123 ff. SGB IX: erst Einvernehmen über die Leistungsvereinbarung, dann die Vergütungsverhandlung; Laufzeiten und Verlängerung regeln der LRV und eure konkrete Vereinbarung. Wenn es eure erste Vereinbarung überhaupt ist: Der Ratgeber Deine erste Leistungsvereinbarung führt durch Konzept, Kalkulation und Verhandlung.

Teilhabeportal & TOPqw 365: die digitale Pflicht-Infrastruktur

Wer in Hamburg Leistungen der Eingliederungshilfe anbietet, kommt am Teilhabeportal nicht vorbei: Einen Zugang bekommen ausschließlich Leistungserbringer mit einem Vertrag nach §§ 123 ff. SGB IX — die Vereinbarungen sind die alleinige Grundlage. Dazu kommt TOPqw 365 als technische Schnittstelle auf Vertrags- und Angebotsebene; die aktuellen Leitfäden zu TOPqw 365 und Teilhabeportal liegen auf hamburg.de (Leitfaden-Stände Herbst 2025, abgerufen 17.07.2026). Ansprechpartner für beides ist das Vertragsmanagement EGH (vertragsmanagement.egh@soziales.hamburg.de).

Wichtig zur Einordnung: Die Leitfäden beschreiben die Pflege von Verträgen und Leistungsangeboten — zur Rechnungsstellung sagen sie nichts. Wie eure Rechnungen zur Stadt kommen, regelt die E-Rechnungs-Schiene weiter unten. Praktisch heißt das für Träger: Stammdaten, Angebote und Vertragsstände müssen digital sauber gepflegt sein, bevor über einzelne Leistungen überhaupt gesprochen wird.

Schulbegleitung in Hamburg: der Sonderweg über die Schulbehörde

Das ist die vielleicht größte Hamburger Besonderheit — und sie steht in keinem SGB: Schulbegleitung läuft in Hamburg über § 12 Abs. 4 HmbSG, also übers Schulrecht. Die Leistungserbringung durch die Schulbehörde ist der Eingliederungshilfe nach SGB IX ausdrücklich vorgeschaltet — mit ihr gilt der Bedarf als gedeckt, und selbst beim Persönlichen Budget bleibt die Schulbehörde in der Verantwortung. So beschreibt es die BSB-Kurzinformation zur Steuerung des Einsatzes von Schulbegleitungen (Stand: November 2022; vor wichtigen Entscheidungen prüfen, ob eine neuere Fassung vorliegt). Zur Einordnung der Namen: In der Kurzinformation heißt die Schulbehörde noch Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB) — seit dem 01.07.2025 ist sie die Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung (BSFB).

Zwei Verfahren, je nach Konstellation:

Die Kurzinformation nennt vier Qualifikationsstufen (von FSJ/BfD über sozial erfahrene und pädagogisch/heilpädagogisch/pflegerisch qualifizierte Kräfte bis zur sozialpädagogischen FH-Qualifikation). Bewilligt wird in der Regel für ein Schuljahr — mit jährlicher Neuanzeige, ein wiederkehrender Verwaltungsaufwand, den ihr einplanen solltet. Anträge nach SGB IX (§§ 99, 112) laufen nur für Schülerinnen und Schüler, die außerhalb Hamburgs beschult werden, aber in Hamburger Kostenträgerschaft stehen.

Für Anbieter verschiebt das die ganze Logik: Ihr kooperiert mit ReBBZ und Schulen statt mit einem EGH-Fachamt — Akquise läuft teils über die Schule, teils über Sorgeberechtigte. Davon getrennt bleibt § 35a SGB VIII: Eingliederungshilfe bei (drohender) seelischer Behinderung außerhalb des Schulkontexts liegt bei den Jugendämtern der Bezirke. Wie die Zuständigkeit in den anderen Ländern geregelt ist, zeigt der Ratgeber Wer zahlt Schulbegleitung? Alle 16 Länder; was Lotsana für Schulbegleitdienste kann, steht auf der Seite Software für Schulbegleitung.

Kinder- und Jugendhilfe: BSFB, Betriebserlaubnis, §§ 78a-Verträge, Kita-Gutschein

Behördenreform zum 01.07.2025: Das Amt für Familie — mit den Landesjugendamts-Funktionen wie Betriebserlaubnis (§ 45 SGB VIII) und Trägerberatung — ist von der Sozialbehörde in die Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung (BSFB) gewechselt; die Sozialbehörde heißt seither amtlich Behörde für Gesundheit, Soziales und Integration. Viele ältere Texte und Bescheide nennen noch die alten Namen — prüft bei Anschreiben und Anträgen den aktuellen Zuschnitt.

Betriebserlaubnis und Einrichtungsaufsicht: Zuständig ist das Sachgebiet „Aufsicht und Beratung von Einrichtungen, Leistungsvereinbarungen“ im Amt für Familie (BSFB, Hamburger Straße 37). Die Grundregel des Bundesrechts gilt auch hier: Erlaubnispflichtig nach § 45 SGB VIII ist der Betrieb einer Einrichtung im Sinne des § 45a SGB VIII — rein ambulante Dienste brauchen in der Regel keine Betriebserlaubnis; Grenzfälle klärt das Amt für Familie verbindlich.

Hilfen zur Erziehung: Die Entgelte laufen über die Hamburger Rahmenverträge nach §§ 78a ff. SGB VIII (stationär und ambulant) mit einer eigenen Vertragskommission. Die aktuellen Fassungen und die Vergütungslogik erfragt ihr am besten direkt über die Einrichtungsaufsicht-Seite der BSFB — wir behaupten hier bewusst keine Details, die wir nicht am Vertragstext geprüft haben. Örtliche Ansprechpartner für HzE und § 35a sind die Fachämter Jugend- und Familienhilfe der sieben Bezirksämter. Was Lotsana für ambulante Jugendhilfe-Träger kann, steht auf der Seite Software für die Jugendhilfe.

Kita — das Gutschein-System: Hamburg finanziert Kindertagesbetreuung nach dem KibeG über den Kita-Gutschein: Eltern lösen ihren Gutschein beim Träger ein, der Träger rechnet nach den Entgelten des Landesrahmenvertrags „Kinderbetreuung in Tageseinrichtungen“ mit der Stadt ab. Das ist ein komplett anderes System als etwa das KiBiz in NRW, wo die Finanzierung über Kindpauschalen an die Träger läuft. Für die ganztägige Bildung und Betreuung an Schulen (GBS) gibt es den dritten Rahmenvertrag — hier kooperieren Jugendhilfeträger direkt mit Schulen. Für Assistenzleistungen in der Kita: Software für Kita-Assistenz.

Alltagshilfe nach § 45a SGB XI: die HmbPEVO ist aufs Ehrenamt zugeschnitten

Wer in Hamburg Angebote zur Unterstützung im Alltag anbieten und über den Entlastungsbetrag (§ 45b SGB XI) abrechnen will, braucht eine Anerkennung nach der Hamburgischen Pflege-Engagement-Verordnung (HmbPEVO) vom 31.01.2017 — ohne Anerkennung dürfen solche Angebote in Hamburg gar nicht erbracht werden (§ 1 Absatz 2 HmbPEVO). Der Name der Verordnung ist Programm: Helferkreise, Betreuungsgruppen und Gemeinschaftsangebote (§ 2 Absatz 1 Nummern 1 bis 3) setzen ausdrücklich Ehrenamtliche voraus; selbst zugelassene ambulante Pflegedienste sind mit solchen Angeboten nur anerkennungsfähig, wenn Ehrenamtliche sie durchführen (§ 2 Absatz 2).

Heißt das, rein gewerbliche Anbieter sind draußen? Nicht ganz — aber der Weg ist schmal. Ohne Ehrenamts-Bindung anerkennungsfähig sind im Wesentlichen zwei Kategorien:

Dazu kommen die allgemeinen Voraussetzungen des § 4: Anbieter sind Vereine, Körperschaften oder sonstige juristische Personen mit Sitz in Hamburg — eine GmbH oder UG kann also Anbieterin sein, ein Einzelunternehmen als natürliche Person nicht; für Einzelpersonen bleiben die registrierte Nachbarschaftshilfe (Nummer 7) und die direkt bei der pflegebedürftigen Person beschäftigte Haushaltshilfe (Nummer 8). Ehrenamtliche und Beschäftigte ohne Fachkraft-Qualifikation brauchen eine Schulung von mindestens 40 Unterrichtsstunden inklusive 9 Stunden Erste Hilfe (§ 4 Absatz 1 Nummer 6; die Sozialbehörde organisiert das als Grund- plus Aufbaukurs), eine Fachkraft muss anleiten und begleiten, und das Entgelt ist auf die Vergütungssätze nach § 89 SGB XI gedeckelt (§ 4 Absatz 2). Wichtig fürs Geschäftsmodell: Die Förderung nach der HmbPEVO gibt es nur für ehrenamtlich getragene Angebote — die Anerkennung ist davon getrennt. Grenzfälle klärt verbindlich die Sozialbehörde (Fachabteilung Senioren und Pflege). Was Lotsana für Alltagshilfen kann, steht auf der Seite Software für Alltagshilfe.

E-Rechnung an die Stadt: Pflicht seit 2022 — nicht Kür

Anders als in Ländern ohne Ausstellungspflicht ist die E-Rechnung in Hamburg Pflicht: Seit dem 01.01.2022 sind Auftragnehmer der Freien und Hansestadt Hamburg verpflichtet, elektronisch zu fakturieren — ab 1.000 € netto (Lieferungen/Leistungen) bzw. 3.000 € netto im Baubereich. Rechtsgrundlage sind das Hamburgische E-Rechnungsgesetz (HmbERechG) und die HmbERechVO (Stand: Juli 2026; Referenz ist die Seite der Kasse.Hamburg, abgerufen 17.07.2026). Die Eckpunkte:

HamburgNRW (zum Vergleich)
Pflicht zur elektronischen EinreichungJa — seit 01.01.2022, ab 1.000 € netto (Bau: 3.000 €)Nein — nur Annahmepflicht der Empfänger, kein Ausstellungszwang
FormateXRechnung und ZUGFeRD 2.2 (EN 16931)Landesportal: nur XRechnung; der LVR akzeptiert auch ZUGFeRD
Empfangsstrukturein zentraler Rechnungseingang (Kasse.Hamburg), eine Peppol-IDvier Empfängerwelten: Landesportal, LWL, LVR-Postfächer, Kommunen
Leitweg-IDPflicht; Gesamtliste als DownloadPflicht; je Empfänger unterschiedlich, teils selbst zu erfragen

Details und die NRW-Wege im Einzelnen: E-Rechnung an NRW-Kostenträger. Und eine Einordnung statt einer Rechtsbehauptung: Ob Abrechnungen im sozialrechtlichen Dreieck (Leistung für Klientinnen und Klienten, Rechnung an den Kostenträger) formal unter die E-Rechnungspflicht für öffentliche Aufträge fallen, ist nicht abschließend geklärt — maßgeblich ist in der Praxis, was die Kasse.Hamburg bzw. euer Kostenträger verlangt und annimmt. Wer die Pflicht einmal technisch sauber gelöst hat, ist ohnehin auf der sicheren Seite. Grundlagen: E-Rechnungspflicht für soziale Träger und XRechnung in der Jugend- und Eingliederungshilfe.

Wie Lotsana Hamburger Trägern hilft

Der rote Faden dieser Seite: Hamburg macht die Strukturen einfach — und die Technik verpflichtend. Genau da setzt Lotsana an, ohne Verkaufsprosa:

Mehr zum Arbeitsfeld insgesamt: Software für die Eingliederungshilfe.

Ein Kostenträger, klare Verträge, strenge Formate: In Hamburg entscheidet nicht die Behördenlandkarte, sondern ob eure Doku und eure Rechnungen technisch sitzen. Genau dafür ist Lotsana gebaut — mit persönlicher Hilfe beim Einrichten. Geführt starten: 30 Tage kostenlos.

Häufige Fragen

Wer ist in Hamburg Träger der Eingliederungshilfe?

Die Freie und Hansestadt Hamburg selbst — als Stadtstaat ist sie alleinige Trägerin der Eingliederungshilfe (§ 1 AG SGB IX; Stand: Juli 2026). Die Unterscheidung zwischen örtlichem und überörtlichem Träger, die euch in Flächenländern beschäftigt, entfällt. Seit 2024 bündelt das Zentrum für Teilhabe die Durchführung; das Fachamt Eingliederungshilfe ist hamburgweit zuständig, auch wenn es organisatorisch beim Bezirksamt Wandsbek angesiedelt ist.

Wer zahlt Schulbegleitung in Hamburg?

In der Regel nicht der Eingliederungshilfe-Träger, sondern die Schulbehörde: Schulbegleitung läuft in Hamburg über § 12 Abs. 4 HmbSG — das schulrechtliche Verfahren ist der Eingliederungshilfe nach SGB IX ausdrücklich vorgeschaltet (BSB-Kurzinformation, Stand November 2022). Je nach Konstellation entscheidet das ReBBZ oder das Sachgebiet Schulbegleitung/Integrationsleistung der Schulbehörde. Anträge nach SGB IX (§§ 99, 112) laufen nur für Schülerinnen und Schüler, die außerhalb Hamburgs beschult werden, aber Hamburger Kostenträgerschaft haben.

Muss ich Rechnungen an die Stadt Hamburg elektronisch stellen?

Ja — seit dem 01.01.2022 sind Auftragnehmer der Freien und Hansestadt Hamburg verpflichtet, ab 1.000 € netto (Bau: 3.000 €) elektronisch zu fakturieren (HmbERechG/HmbERechVO; Stand: Juli 2026). Akzeptiert werden XRechnung (2.2/2.3/3.0) und ZUGFeRD 2.2 (Profil EN 16931); Wege sind Peppol, das E-Rechnungsportal oder — nach Registrierung — E-Mail. Ob Abrechnungen im sozialrechtlichen Dreieck formal unter die Pflicht fallen, ist nicht abschließend geklärt — maßgeblich ist in der Praxis, was Kasse.Hamburg bzw. euer Kostenträger verlangt und annimmt.

Welcher Landesrahmenvertrag gilt für mich — EGH, Kita oder GBS?

Hamburg hat drei Landesrahmenverträge, die oft verwechselt werden: den LRV nach § 131 SGB IX für die Eingliederungshilfe (geschlossen am 19.12.2018), den Landesrahmenvertrag „Kinderbetreuung in Tageseinrichtungen“ fürs Kita-Gutschein-System und den Landesrahmenvertrag zur ganztägigen Bildung und Betreuung (GBS). Erbringt ihr Leistungen der Eingliederungshilfe, gilt der § 131-Vertrag; betreibt ihr eine Kita, rechnet ihr nach den Entgelten des Kita-LRV mit der Stadt ab; GBS-Kooperationen an Schulen laufen über den GBS-Vertrag.

Wo beantrage ich in Hamburg die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII?

Beim Amt für Familie — seit dem 01.07.2025 gehört es zur Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung (BSFB), nicht mehr zur Sozialbehörde. Zuständig ist das Sachgebiet „Aufsicht und Beratung von Einrichtungen, Leistungsvereinbarungen“ (Hamburger Straße 37). Rein ambulante Dienste brauchen in der Regel keine Betriebserlaubnis — erlaubnispflichtig ist der Betrieb einer Einrichtung im Sinne des § 45a SGB VIII; Grenzfälle klärt verbindlich das Amt für Familie.

Quellen (Primärquellen, abgerufen 17.07.2026)

Stand: 17. Juli 2026. Diese Seite ist ein Informationsangebot der Lotsana — eine Arbeitshilfe, die keine Rechtsberatung ersetzt; verbindlich sind die Angaben der zuständigen Behörde (Sozialbehörde/Behörde für Gesundheit, Soziales und Integration, BSFB, BSB, Bezirksämter, Kasse.Hamburg) sowie die jeweils geltenden Gesetzes- und Vertragstexte. Kontaktdaten, Anlagenstände und Formatversionen können sich ändern — wir prüfen diese Seite halbjährlich. Hinweise auf Änderungen: kontakt@lotsana.de. Angaben ohne Gewähr.