Erst das, was die nächste Rechnung braucht.
Wer bald wieder abrechnen muss, fängt nicht bei der Dokumentation der letzten Jahre an. Zuerst kommen Kostenträger, Klienten und Bewilligungen, dann die Rechnungen, die noch offen sind. Der Rest folgt, wenn die erste Abrechnung gelaufen ist.
Die Spalten deiner Datei dürfen heißen, wie sie wollen
Lotsana liest CSV-Dateien mit Semikolon oder Komma und Excel-Dateien im Format .xlsx. Eine alte .xls-Datei speicherst du vorher einmal als .xlsx oder als CSV. Nach dem Hochladen zeigt Lotsana je Spalte deiner Datei ein Auswahlfeld, schon vorbelegt, soweit es die Namen erkennt. Du sagst, welche Spalte was ist, und siehst danach Zeile für Zeile, was angelegt und was übersprungen würde. Geschrieben ist bis dahin nichts.
Kostenträger, Klienten, Mitarbeitende und Bewilligungen, die schon in Lotsana stehen, werden übersprungen; dieselbe Datei ein zweites Mal hochzuladen schadet dort also nicht. Geht ein Import daneben, nimmst du den Lauf zurück; was inzwischen schon benutzt wird, bleibt stehen und wird genannt. Bewilligungen kommen über den Import nach Stunden, nach Tagessatz oder als Monatspauschale; welche Einheit gilt, steht in der Spalte „Einheit“. Bei einer Pflegekasse nimmt der Import nur Stunden. Berichte, Gutachten und Scans aus der alten Software hängt der Dokumenten-Import als ZIP an die passende Akte: je Klient ein Ordner, eine Zuordnungsliste oder Dateinamen mit Nach- und Vorname. Dieses Paket lädst du nur einmal hoch, denn jede Datei darin wird als neues Dokument angelegt.
Was schon verschickt ist, stellst du nicht neu
Rechnungen aus der alten Software, die noch nicht bezahlt sind, kommen als Altposten nach Lotsana. Sie behalten ihre alte Nummer und stehen mit dem offenen Betrag in den Offenen Posten, neben den neuen Rechnungen. Du kannst sie mahnen und Zahlungen darauf erfassen. In den Buchungsstapel für die Kanzlei gehen sie nicht, denn gebucht sind sie schon in der alten Software.
Einzelne Altposten trägst du von Hand ein, viele auf einmal unter Altposten mit „Altposten importieren“. Dafür gibt es zwei Quellen. Die erste ist die Liste der offenen Posten aus der alten Software: Pflicht sind je Zeile Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag (brutto) und der Kostenträger oder Klient, so wie er in Lotsana heißt; Fällig am, Bezahlt am, Status und Bemerkung dürfen dabei sein. Deshalb kommen die Stammdaten zuerst.
Die zweite ist der DATEV-Buchungsstapel, die Datei, die mit „EXTF“ beginnt. Den liest Lotsana direkt: das Jahr aus dem Kopf der Datei, nur Forderungen auf Debitorenkonten, die Fälligkeit, wo sie dasteht. Kostenträger oder Klient liest Lotsana aus dem Buchungstext; dort muss der Name so stehen, wie er in Lotsana heißt, und genau einmal passen. Ob eine Rechnung schon bezahlt ist, steht in so einer Datei nicht, deshalb kommt jede Forderung als offen an, außer im selben Stapel steht schon ihre Zahlung; dann wird sie nicht angelegt. Die bezahlten erledigst du danach am jeweiligen Altposten mit „Zahlung erfassen“. Vor jedem Import bestätigst du mit einem Häkchen, dass die Rechnungen außerhalb von Lotsana erstellt und dort gebucht sind. Lasst ihr nach der Bestellung die Übungsdaten entfernen, importiert die Altposten erst danach, denn das Entfernen nimmt sie mit.
Sind die Altposten da, trägst du unter FiBu / DATEV bei „Nächste Rechnungsnummer“ die Nummer ein, mit der es nach der alten Software weitergeht. So kommt keine Rechnungsnummer zweimal vor. Die Nummer lässt sich jederzeit ändern, nur nie unter eine schon vergebene.
Was der Import überspringt
Eine Zeile mit unlesbarem Betrag oder Datum, mit einem Kostenträger, den es nicht genau einmal gibt, oder mit einer Nummer, die schon da ist, wird übersprungen und in der Vorschau genannt. Zurücknehmen lässt sich ein solcher Import als Ganzes, solange an keinem seiner Altposten eine Zahlung, eine Mahnung, ein Beleg oder eine Erledigung von Hand hängt und keiner danach von Hand geändert wurde.
Die Buchhaltung richtet ihren Teil selbst ein
In den Buchhaltungs-Einstellungen stehen Firmendaten, Bankverbindung, Kontenrahmen (SKR03, SKR04, SKR49 oder SKR42), Berater- und Mandantennummer, Zahlungsziel, Mahngebühr und die Adressen von Steuerberater und Lohnbüro. Dafür gibt es ein eigenes Recht, das du einer Rolle gibst. Wer die Buchhaltung macht, arbeitet dort, ohne Administrator zu sein. Jede Änderung an Bankverbindung und Adressen steht mit altem und neuem Wert im Protokoll, und alle Administratoren bekommen eine Mail.
Zahlungsziel und Mahngebühr gelten für alle Kostenträger. Am einzelnen Kostenträger stellst du ein anderes Zahlungsziel ein oder dass bei ihm keine Mahngebühr anfällt, etwa beim Amt. Kostenträger, Klienten, Mitarbeitende und Bewilligungen importiert ein Administrator; die offenen Rechnungen importiert auch, wer das Recht Abrechnung hat. Was danach mit Rechnung, Mahnung und Kontoauszug passiert, steht auf der Seite Abrechnung mit Kostenträgern.
