Vorlagen für den Träger-Alltag
Word-Dateien zum Anpassen, kostenlos. Du sagst uns, wohin: Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Weil Behörden-PDFs von 2017 niemandem helfen.
Leistungsnachweis Fachleistungsstunden
Der Klassiker für Jugendhilfe und Eingliederungshilfe: Datum, Zeiten, direkt/indirekt, Unterschriften, so wie Kostenträger ihn sehen wollen.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Was reingehört →Leistungsnachweis Schulbegleitung
Monatsnachweis je Kind mit Ausfall- und Ferienvermerk, Unterschriftsfeldern für Schule und Sorgeberechtigte.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Was reingehört →Monatsnachweis Alltagshilfe (§ 45a/45b)
Für Angebote zur Unterstützung im Alltag: mit Topf-Auswahl (Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege, Umwandlungsanspruch).
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Was reingehört →§ 8a-Ablaufschema + Falldokumentation
Der 7-Schritte-Ablauf für den Schutzauftrag, zum Ausfüllen für euren Träger. Dazu eine Doku-Tabelle je Vorgang.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Ablauf erklärt →Konzept-Gliederung Leistungsvereinbarung
Die 8-Punkte-Struktur, mit der neue Träger beim Kostenträger bestehen. Je Abschnitt mit Hinweisen, was reingehört.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Gliederung erklärt →Einarbeitungsplan Schulbegleitung/Kita-Assistenz
Checkliste von „vor dem ersten Tag" bis zum 6-Wochen-Gespräch, damit neue Kräfte ankommen statt abspringen.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Checkliste erklärt →Vorstandsvorlage SGB-VIII-Reform (IKJHG)
Beschlussvorlage für Vorstand oder Gesellschafter: Lage, drei Optionen, Empfehlung, Beschlussvorschlag. Der Referentenentwurf ist ausdrücklich als Entwurf gekennzeichnet.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Aufbau erklärt →DSFA-Muster: Datenschutz-Folgenabschätzung Fachsoftware
Für die Software-Einführung nach Art. 35 DSGVO: Schwellwertanalyse, Risikomatrix und Maßnahmenkatalog. Ein Muster zum Anpassen, speziell für Jugend- und Sozialträger.
Zum kostenlosen Muster Passender Leitfaden →Spickzettel Pflegekasse für Alltagshilfen
Die vier Geldwege der Pflegekasse auf einem Blatt: Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege, Umwandlung und Pflegesachleistung, mit der Abtretung nach § 53 Abs. 2 SGB I.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Was draufsteht →Leistungsnachweis Persönliches Budget
Für Assistenzdienste im Budget: Leistungen, Zeiten und die Gegenzeichnung der Budgetnehmerin, so wie der Kostenträger sie sehen will.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Aufbau erklärt →Rechnungs-Check Kostenträger
Die Punkte, an denen Rechnungen an Kostenträger zurückkommen, vor dem Versand einmal durchgehen. Prüfliste zum Abhaken.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Was geprüft wird →Leistungsnachweis Betreutes Wohnen
Fachleistungsstunden im ambulant betreuten Wohnen: direkte und indirekte Zeiten getrennt, mit Unterschriftenfeld.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Aufbau erklärt →Klientenakte-Check
Prüfliste für die digitale Klientenakte: was hineingehört, was nicht, und wie lange es bleiben darf.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Was geprüft wird →Regionalbüro-Checkliste Alltagshilfe NRW
Die 22 Unterlagen, die Kreis und Regionalbüro sehen wollen: je Zeile der Paragraf aus der AnFöVO und drei Spalten zum Ausfüllen, wo es liegt, wer es pflegt, bis wann.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Was reingehört →Import-Vorlage Klientenstamm aus Excel
Die neun Spalten, die der Lotsana-Import liest, drei Musterzeilen und eine Anleitung in zehn Schritten: bereinigen, als .xlsx hochladen, Probelauf, Dubletten, Rücknahme.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Wie der Import liest →Betreuungsvertrag mit Abtretungserklärung
Für Angebote zur Unterstützung im Alltag: Vertrag mit der Familie, Widerrufsbelehrung nach dem amtlichen Muster und die Abtretung für die Pflegekasse.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Was drinsteht →Bewilligungs-Übersicht
Alle Bewilligungen auf einem Blatt: Umfang, Zeitraum, Verbrauch, Rest und die Frist für den Folgeantrag als Datum. Dahinter die Anleitung mit der 8-4-2-Wochen-Logik.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Was reingehört →Kalkulationsblatt Fachleistungsstunde
Vom Bruttogehalt zum verhandelbaren Stundensatz: Blöcke A bis H zum Ausfüllen, je Zeile die Herkunft der Zahl daneben, dazu die neun typischen Rechenfehler.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Aufbau erklärt →Arbeitszeitnachweis für ambulante Dienste
Zwei Blätter im Querformat: Vollversion mit Wege-, Nacht-, Sonn- und Feiertagsspalten, Kurzversion für Dienste ohne Zuschläge. Mit Wochenabschluss-Zeile für die Sieben-Tage-Frist.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Was reingehört →Übergabeblatt für die Wohngruppe
Für den Dienstwechsel: oben die Gruppe, darunter eine Zeile je Kind oder Jugendlichem, jeweils von „seit dem letzten Dienst“ bis „offen“. Kürzel statt Namen, die Anleitung steht auf Seite zwei.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Wohngruppe in Lotsana → Was draufsteht →Jahresübersicht Ehrenamtliche (Excel)
Eine Zeile je Person: Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale per Auswahl, Stunden je Monat, Aufwandsentschädigung, Fahrtkosten getrennt, Rest in Euro und Stunden, Ampel bei 80 und 100 Prozent. Zweites Blatt für Führungszeugnis und Schulungen, dazu die Anleitung mit der Rechtsquelle.
Per E-Mail erhalten Passender Leitfaden → Ehrenamtliche in Lotsana → Was drinsteht →Checkliste Software-Auswahl
Zehn Fragen an jede Fachsoftware, mit Ankreuzspalte und Platz für Antwort und Beleg. Zwei Seiten, anbieterneutral, einmal je Anbieter ausdrucken.
Zur kostenlosen Checkliste Passender Leitfaden →Vorlage kostenlos per E-Mail erhalten
Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die gewählte Vorlage kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du Praxis-Mails zum Thema deiner Vorlage und Infos zu Lotsana. Vorlage und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.
Alle Vorlagen sind Arbeitshilfen, keine Rechtsberatung. Viele Kostenträger haben eigene Pflicht-Formulare. Die gehen vor. Stand: Juli 2026.