Ratgeber
Praxiswissen für soziale Träger und alle, die einen gründen wollen. Ehrlich recherchiert und kostenlos. Wähl dein Thema:
Tools & Vorlagen
Rechner: kostenlos, ohne Anmeldung. Word-Vorlagen: kostenlos per E-Mail.
Stundensatz-Rechner
Personalkosten und Ferien rein, kostendeckender Satz raus.
Pflegebudget-Rechner
Verhinderungspflege + Entlastungsbetrag: was dieses Jahr noch verfügbar ist.
Zuschlagsrechner (§ 3b)
Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge: steuerfrei und SV-frei berechnen.
Personalbedarfs-Rechner
Aus bewilligten Stunden den echten Bedarf in Vollzeitstellen berechnen.
Stundenkontingent-Rechner
Reichen die bewilligten Stunden bis zum Ende des Zeitraums? Tempo, Rest und Leer-Datum auf einen Blick.
Vorlagen-Paket (Word)
Leistungsnachweise, § 8a-Schema, Konzept-Gliederung, Einarbeitungsplan.
DSFA-Muster (Art. 35 DSGVO)
Datenschutz-Folgenabschätzung für die Einführung einer Fachsoftware, mit Schwellwertanalyse und Risikomatrix.
Glossar
Die Praxis-Begriffe der Branche, jeweils in 30 Sekunden erklärt.
Rechnungs-Check (PDF)
Die Prüfpunkte je Kostenträger, bevor die Rechnung rausgeht.
Klientenakte-Check (PDF)
Was rein muss, wer sieht was, wie lange es bleibt: 40 Punkte zum Abhaken.
Spickzettel Pflegekasse (PDF)
Die vier Geldwege für Alltagshilfen auf einem Blatt: Beträge, Verfall, Nachweis.
Regionalbüro-Checkliste (PDF)
22 Unterlagen für Kreis und Regionalbüro, je Zeile mit Paragraf, Ort, Zuständigkeit und Frist.
Gründen & Start
Du willst einen Dienst aufbauen? Hier steht der Weg, je Arbeitsfeld.
Der Software-Stack für die Solo-Praxis
Drei ehrliche Setups vom Gratis-Start bis Fachsoftware. Und wann sich was rechnet.
Schulbegleitdienst gründen
Von der Idee zum ersten bewilligten Fall: Ämter, Vereinbarung, Kalkulation, Fallen.
Ambulante Jugendhilfe (SPFH) gründen
Der realistische Fahrplan: § 77-Vereinbarung, Fachkräftegebot, Fachleistungsstunde.
Assistenzdienst (EGH) gründen
Leistungserbringer nach §§ 123 ff. SGB IX werden: Konzept, Personal-Mix, Vergütung.
Betreutes Wohnen (BeWo) gründen
Vom Konzept zum ersten Klienten: Touren, Fachkräfte, SpDi und Kliniken als Türöffner.
Alltagshilfe (§ 45a) gründen
Mit Vergleich aller 16 Bundesländer: Anerkennung, Schulungen, Preisgrenzen.
Intensivbetreuung / ISE anbieten
1:1-Settings und „Systemsprenger": Krisenkonzepte, Vergütung, Erlaubnis-Grenze.
Kita-Assistenz anbieten
Die perfekte Ergänzung zur Schulbegleitung, ohne Ferienloch.
Selbstständig als Sozialarbeiter
Honorar oder eigene Fälle: die zwei Wege und die ehrliche Kalkulation.
Familienentlastenden Dienst (FED) gründen
Der Finanzierungs-Baukasten aus Verhinderungspflege, Entlastungsbetrag und EGH.
Soziotherapie (§ 37a) anbieten
Die unterversorgte Kassenleistung: Zulassung, Verordnungslogik, idealer Zuschnitt.
Rechtsform wählen
Einzelunternehmen, GmbH oder gGmbH: ehrlich verglichen für soziale Gründer.
Die erste Leistungsvereinbarung
Was drinsteht, wie du kalkulierst und die fünf Verhandlungsfehler.
Vorfinanzierung & Liquidität
Warum Ämter spät zahlen und wie du die ersten sechs Monate überstehst.
Geld & Abrechnung
Stundensätze, Abrechnung, Liquidität, Kennzahlen.
Die Bewilligungslücke
Folgebescheid fehlt: weiterbetreuen oder stoppen? Und wie die Lücke gar nicht erst entsteht.
Fachleistungsstunden abrechnen
Vom Nachweis zur bezahlten Rechnung, ohne Rückfragen vom Amt.
Ohne Doppeleingabe arbeiten
Vom Hilfeplan bis zur Abrechnung: die durchgehende Kette.
Klient nicht angetroffen: zahlt das jemand?
Es gibt keine bundesweite Antwort. Was Rheinland-Pfalz, Brandenburg und NRW dazu regeln.
Wer bezahlt die Software?
Fördermittel oder Vergütungsverhandlung: vier Wege, ihre Fristen und wann sich ein Antrag nicht lohnt.
E-Rechnungspflicht 2027/2028
Was wirklich gilt: die Stufen, die Ausnahme für steuerfreie Umsätze, B2G.
XRechnung praktisch
Was sie von einer PDF unterscheidet und wie ihr sie ohne Mehraufwand erstellt.
Elektronisch mit den Kassen abrechnen (DTA)
IK, Anmeldung, Testphase: der Weg in den Datenträgeraustausch. Dazu die drei Wege im Vergleich.
IK-Nummer beantragen
Wer ein Institutionskennzeichen braucht, wie der Antrag bei der ARGE·IK läuft, was er kostet und dauert.
Digital unterschreiben: zählt das?
Warum auf dem Leistungsnachweis meist keine Schriftform gilt und wie du es mit dem Kostenträger klärst.
GoBD-Verfahrensdokumentation
Digitale Belege, ersetzendes Scannen, Aufbewahrungsfristen: das Dokument fürs Finanzamt.
Kennzahlen für Träger
Die fünf Zahlen, mit denen Geschäftsführungen wirklich steuern.
BeWo dokumentieren und abrechnen
Fachleistungsstunden, Fahrtzeit, Gesamtplan-Ziele und der Nachweis, der beim LVR durchgeht.
Pflegekasse: die vier Geldwege
Entlastungsbetrag, Jahresbetrag, Umwandlung, Haushaltshilfe: was wer zahlt, was verfällt, in welcher Reihenfolge.
Persönliches Budget abrechnen
Der Mensch ist dein Kunde, nicht der LVR: Rechnung, Nachweis, Zielvereinbarung, Umsatzsteuer.
Verhinderungspflege stundenweise abrechnen
Jahresbetrag, Acht-Stunden-Regel, Pflegegeld, Rechnung an Familie oder Kasse, Nachweis.
Hilfe zur Pflege neben Eingliederungshilfe
Wer zuerst zahlt, wann die Eingliederungshilfe die Pflege mitträgt, Pflegegeld-Abzug und Eigenanteil.
Personal & Organisation
Finden, halten, planen, korrekt bezahlen.
Schuljahresstart-Checkliste
Von Bewilligungen bis Ausfallkette: was Träger vor dem ersten Schultag erledigen.
Die Sommerferien-Falle
Arbeitslos in den Ferien? Die drei Vertragsmodelle und was Schulbegleiter wissen müssen.
Personal finden: das Playbook
Warum Fachkräfte wirklich kündigen und was kleinen Trägern nachweislich hilft.
Zuschläge & Arbeitszeit
Was Pflicht ist, was steuerfrei bleibt und was der TVöD zahlt.
Ferien- & Vertretungsplanung
Zwölf Wochen Ferien, sechs Wochen Urlaub: die Modelle, die funktionieren.
Scheinselbstständigkeit
Der teuerste Fehler der Branche, und wie du sauber aufbaust.
MiLoG-Zeiterfassung
Was der Zoll bei Minijobbern sehen will: 7-Tage-Frist, Aufbewahrung, Bußgelder.
Schulbegleitkraft einstellen: die Nachweise
Führungszeugnis, Masernnachweis, IfSG-Belehrung: was vor dem ersten Schultag vorliegen muss.
Recht & Pflichten
Prüfungen, Kinderschutz, Datenschutz, Meldepflichten.
Wer zahlt Schulbegleitung?
Jugendamt oder Sozialamt? Die Zuständigkeit in allen 16 Bundesländern.
Landesrahmenverträge: alle 16 Länder
Wer ist EGH-Träger, welcher LRV gilt, wo steht er? Die gepflegte Übersicht mit Links.
Der Kostenträger prüft (§ 128)
Ablauf, Prüfpunkte, Konsequenzen, und wie du jederzeit prüfbereit bist.
Regionalbüro, Kreis, Jahresbericht (NRW)
Was die AnFöVO nach der Anerkennung verlangt, wer wirklich prüft und was der 31. März kostet.
Kinderschutz nach § 8a
Das Verfahren, das Prüfungen standhält: ISEF, Doku, Teamkultur.
Führungszeugnisse verwalten
Warum das Dokument nicht in die Personalakte gehört, welche Frist gilt und wie die Wiedervorlage läuft.
DSGVO & Löschkonzept
Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Löschkonzept verständlich erklärt.
KI & Datenschutz
Was Aufsichtsbehörden erlauben und wie ihr KI ohne Risiko nutzt.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Wann sie Pflicht ist, die sechs Schritte, die drei häufigsten Fehler, dazu ein kostenloses Muster.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Warum die Pflicht praktisch jeden Träger trifft und wie ein Eintrag aussieht, mit Muster.
AVV prüfen: die Checkliste
Zehn Punkte vor der Unterschrift, dazu die Red Flags, bei denen ihr nachverhandelt.
Kirchliche Träger: KDG und DSG-EKD
Warum bei Caritas und Diakonie nicht die DSGVO gilt. Und was der AVV dann enthalten muss.
Braucht ihr einen Datenschutzbeauftragten?
Die 20-Personen-Regel, die übersehene DSFA-Falle und die Wahl intern oder extern.
TOM: die Vorlage (Art. 32)
Technische und organisatorische Maßnahmen an einem Nachmittag dokumentieren.
Datenpanne: die 72-Stunden-Meldung
Was als Panne zählt, wann ihr melden müsst und der 5-Schritte-Notfallplan.
Auskunftsrecht & Akteneinsicht
Was Klient:innen sehen dürfen, welche Fristen gelten und wo die Grenzen liegen.
Trägerstatistik § 99 Abs. 9
Die 2-Jahres-Meldepflicht, die kaum ein Träger kennt. Nächster Stichtag: 15.12.2026.
Reform-Radar SGB VIII
Inklusive Jugendhilfe, Pooling, 2028: der laufend aktualisierte Überblick.
Nur den Begriff nachschlagen? SGB-VIII-Reform (KJSG & inklusive Lösung 2028) im Glossar. Dauert 30 Sekunden.
Fachpraxis
Dokumentation, Wirkung, Hilfeplan, Software-Auswahl.
Software einführen ohne Teamverlust
Auswahlprozess, Migrations-Fallstricke und der 8-Wochen-Plan. Gilt für jede Software, auch gegen uns.
Schulbegleitung fällt aus
Rechte der Familien, Pflichten der Träger und die Vertretung, die funktioniert.
Entwicklungsbericht schreiben
Aufbau und Formulierungen mit Beispielen: konkret statt wertend, belegt statt behauptet.
Wirkungsmessung nach BTHG
Teilhabeziele nach ICF strukturieren und Wirkung gegenüber dem Amt belegen.
Digital dokumentieren
Stunden, Ferien, Nachweise: Schulbegleitung ohne Zettelwirtschaft.
Hilfeplangespräch vorbereiten
So überzeugt dein Bericht das Jugendamt, in 60 Minuten Vorbereitung.
Fachsoftware vergleichen
7 Kriterien, mit denen du teure Fehlentscheidungen vermeidest.
Klientenverwaltung mit Excel
Bei zwei Klienten reicht eine Tabelle. Die acht Punkte, an denen sie kippt, und was dann zu tun ist.
Fachsoftware wechseln
Welche Daten mit müssen, wie lange Parallelbetrieb sinnvoll ist und was der alte Anbieter herausgeben muss.
Digitale Klientenakte
Was rein muss, wer sie sehen darf, wie lange sie bleibt, wie der Umzug aus Excel geht.
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